Strona główna » Blog » How to write a formal email

How to write a formal email

how to write a great formal email

Choć pisanie "mejli" jest już dla nas konieczną codziennością, czasem jeszcze miewamy problemy z tym, jak dobrze sformułować email, zwłaszcza w języku obcym. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które powinny ułatwić ten proces oraz pozwolą uniknąć najczęstszych błędów i wpadek.

Ogólne wskazówki

Zacznij email od właściwego przywitania. Obecnie odchodzi się od bardzo formalnych powitań i pożegnań, ale jedna zasada jest bardzo ważna:

Odzwierciedlaj rejestr tzn. sposób w jaki kontaktuje się z Tobą odbiorca wiadomości.

Jeśli nadawca wiadomości zwraca się do Ciebie formalnie - to odpowiadanie mu, "Hi," może nie będzie najlepszym podejściem.

Nie wysyłaj formalnej korespondencji z adresu: lusia534@pl lub ziutek_fajans@pl

Wysyłaj oficjalną korespondencję z adresów o pełnym imieniu i nazwisku.

Nie przesadzaj z nadmiarem zbyt suchych oficjalnych sformułowań.

Możesz w ten sposób wyjść na ponurego nudziarza. Keep it simple and matter-of-fact.

ZASTOSUJ SCHEMAT:

Nawet jeśli nie lubisz schematów, to Twój odbiorca doceni to, że email jest uporządkowany i przewidywalny oraz że spełnia ogólnie przyjęte oczekiwania co do takiego trybu komunikacji.

  1. Przywitaj się
  2. Zapytaj o samopoczucie, jeśli się już znacie.
  3. Nawiąż do tego, co się już wydarzyło.
  4. Podaj powód, dla którego piszesz.
  5. Daj jasno do zrozumienia, czego oczekujesz.
  6. Napisz wyraźnie, na czy polega Twoja prośba.
  7. Bardzo grzecznie wyraź tę prośbę lub zapytanie.
  8. Podziękuj za coś, co wcześniej się wydarzyło lub skomplementuj
  9. No i nie pisz: "Thank you in advance."
  10. Zaznacz, że coś załączyłeś, jeśli tak jest.

PRZYKŁAD:

Good afternoon John,

I hope my email finds you well.

Listen, about the task we discussed the other day.

I'm sure you remember how crucial your input is and that the time when the next sprint finishes is getting closer.

I would appreciate it if you could update me on the progress you've been making. The previous task you have delivered was excellent.

 

Please find attached the updated schedule of the project with deadlines.

I'll be looking forward to your reply.

Thank you,

 

Pete

Przydatne frazy i wyrażenia

STARTING THE LETTER

To Whom It May Concern – a standard formal phrase used when we do not know who the reader of our message will be – standardowy zwrot w korespondencji, gdy nie wiemy kto dokładnie będzię odbiorcą: Drodzy Państwo,

Dear Sir or Madam – a standard formal phrase used when we do not know the reader’s sex or name – standardowy zwrot w korespondencji, gdy nie znamy nazwiska odbiorcy: Szanowna Pani / Szanowny Panie,

Dear Mr / Mrs / Ms Smith - standardowy formalny zwrot, kiedy znamy nazwisko osoby, do której piszemy, ale nie jesteśmy z nią w zbyt bliskich relacjach (w takim przypadku używamy imienia po Dear)

Parę słów wyjaśnienia odnośnie tytułów:

Mr - skrót stosowany do adresowania mężczyzn.

Mrs - skrót stosowany do adresowania kobiet, o których wiemy, że są mężatkami.

Ms (czytamy: Miz) - skrót stosowany do adresowania kobiet, o których statusie matrymonialnym nic nie wiemy.

 

GIVING A REASON:

I’m writing with regard to ... – I’m writing in connection with ... – Piszę w związku z ....

I’m writing in relation to ... – I’m writing because of ... - Piszę w odniesieniu do ....

 

ATTACHING:

I attach ...  / I enclose – there is a document added to the email/letter – Załączam ...

Find my CV attached – Please notice the enclosed document – W załączeniu ...

 

CLOSING THE EMAIL/LETTER:

Do not hesitate to contact me – Do not be afraid to call me or write to me – (dosł. Nie wahaj się ze mną skontaktować) czyt. Kontaktuj się ze mną bez wahania,

I look forward to hearing from you / I’m looking forward to hearing from you – I’m waiting for your answer – Z niecierpliwością oczekuję Państwa / Twojej odpowiedzi

Kind regards – with respect and greetings – Z pozdrowieniami / uszanowanie

Best regards – with respect and greetings – Z pozdrowieniami / uszanowanie

With regards – with respect and greetings – Z pozdrowieniami / uszanowanie

 

Yours faithfully – MORE FORMAL: if you DO NOT know the name of the person you are writing to and you start the letter with Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam) – Z poważaniem, Z serdecznymi pozdrowieniami (na zakończenie listu, do adresata, którego nazwiska nie znamy)

Yours sincerely – FORMAL: if you KNOW the name of the person you are writing to and you start the letter with Dear Mr Jones, Dear Mrs Jones, Dear Ms Jones, Dear Miss Jones) – Z poważaniem, Z serdecznymi pozdrowieniami (na zakończenie listu, do adresata, którego nazwisko znamy i podajemy w liście)

 

Poniżej zamieszczamy jeszcze listę popularnych skrótów, które często pojawiają się w korespondencji mailowej:

ABBREVIATIONS - SKRÓTY

i.e. (Latin: id est) – that is =  czyli, to znaczy

ibid. (Latin: ibidem) – in the article or book mentioned before = tamże (we wspomnianym wcześniej dziele)

e.g. (Latin: exempli gratia) – for example = na przykład

etc. (Latin: et cetera) – and so on, and other similar things = itp., itd.

no. / No. – number = liczba, numer

ref. – reference – odnośnik, odsyłacz

re. – response = odpowiedź

cc – carbon copies to = do wiadomości

bcc – blind carbon copies to =  ukryte do wiadomości

Encl. – enclosed = załączono

A jeśli chcesz poćwiczyć nie tylko pisanie maili, ale i inne przydatne w pracy zawodowej umiejętności językowe, to zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą kursów oraz skorzystania z lekcji próbnej - to nic nie kosztuje!