Strona główna » Blog » Maile po angielsku – jak napisać formalnego emaila

Maile po angielsku - jak napisać mail formalny

Choć pisanie "mejli" w języku angielskim jest już dla nas konieczną codziennością, czasem jeszcze miewamy problemy z tym, jak dobrze sformułować email, zwłaszcza w języku obcym. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które powinny ułatwić ten proces oraz pozwolą uniknąć najczęstszych błędów i wpadek.

Ogólne wskazówki - Co warto wiedzieć?

Zacznij email od właściwego przywitania. Obecnie odchodzi się od bardzo formalnych powitań i pożegnań, ale jedna zasada jest bardzo ważna:

Odzwierciedlaj rejestr tzn. sposób w jaki kontaktuje się z Tobą odbiorca wiadomości.

Jeśli nadawca wiadomości zwraca się do Ciebie formalnie - to odpowiadanie mu, "Hi," może nie będzie najlepszym podejściem.

Nie wysyłaj formalnej korespondencji z adresu: lusia5343@pl lub ziutek_fajans@pl

Wysyłaj oficjalną korespondencję mailową po angielsku z adresów o pełnym imieniu i nazwisku.

Nie przesadzaj z nadmiarem zbyt suchych oficjalnych sformułowań.

Możesz w ten sposób wyjść na ponurego nudziarza. Keep it simple and matter-of-fact.

 

email po angielsku

 

OFICJALNY EMAIL - ZASTOSUJ SCHEMAT:

Nawet jeśli nie lubisz schematów, to Twój odbiorca doceni to, że email jest uporządkowany i przewidywalny oraz że spełnia ogólnie przyjęte oczekiwania co do takiego trybu komunikacji.

  1. Przywitaj się
  2. Zapytaj o samopoczucie, jeśli się już znacie.
  3. Nawiąż do tego, co się już wydarzyło.
  4. Podaj powód, dla którego piszesz.
  5. Daj jasno do zrozumienia, czego oczekujesz.
  6. Napisz wyraźnie, na czy polega Twoja prośba.
  7. Bardzo grzecznie wyraź tę prośbę lub zapytanie.
  8. Podziękuj za coś, co wcześniej się wydarzyło lub skomplementuj
  9. No i nie pisz: "Thank you in advance."
  10. Zaznacz, że coś załączyłeś, jeśli tak jest.

 

PRZYKŁAD PROSTEGO EMAILA W JĘZYKU ANGIELSKIM :

Między kolegami z pracy możliwy jest bardziej bezpośredni ton wypowiedzi:

Good afternoon John,


I hope my email finds you well.

Listen, about the task we discussed the other day.
I'm sure you remember how crucial your input is and that the time when the next sprint finishes is getting closer.
I would appreciate it if you could update me on the progress you've been making. The previous task you have delivered was excellent.

Please find attached the updated schedule of the project with deadlines.

I'll be looking forward to your reply.

Thank you,
Pete

Przydatne frazy i zwroty grzecznościowe

ROZPOCZYNANIE MAILA - STARTING THE LETTER:

To Whom It May Concern – a standard formal phrase used when we do not know who the reader of our message will be – standardowy zwrot w korespondencji, gdy nie wiemy kto dokładnie będzię odbiorcą: Drodzy Państwo,

Dear Sir or Madam – a standard formal phrase used when we do not know the reader’s sex or name – standardowy zwrot w korespondencji, gdy nie znamy nazwiska odbiorcy: Szanowna Pani / Szanowny Panie,

Dear Mr / Mrs / Ms Smith - standardowy formalny zwrot, kiedy znamy nazwisko osoby, do której piszemy, ale nie jesteśmy z nią w zbyt bliskich relacjach (w takim przypadku używamy imienia po Dear)

Parę słów wyjaśnienia odnośnie tytułów:

Mr - skrót stosowany do adresowania mężczyzn.

Mrs - skrót stosowany do adresowania kobiet, o których wiemy, że są mężatkami.

Ms (czytamy: Miz) - skrót stosowany do adresowania kobiet, o których statusie matrymonialnym nic nie wiemy.

 

PODAWANIE POWODÓW - GIVING A REASON:

I’m writing with regard to ... – I’m writing in connection with ... – Piszę w związku z ....

I’m writing in relation to ... – I’m writing because of ... - Piszę w odniesieniu do ....

 

ODNOSZENIE SIĘ DO POPRZEDNIEJ KWESTII - REFERENCE TO SOMETHING:

PRZYDATNE ZWROTY:

 

English phrase English Example Polish Translation Polish Example
In regard to … (NOT: regards) In regard to your earlier call, I’m sending you the brochure. W odniesieniu do ... W odniesieniu do twojego wcześniejszego telefonu, wysyłam ci broszurę.
In relation to … In relation to our discussion, I agree to your proposal. W relacji do ... W relacji do naszej dyskusji, zgadzam się na twoją propozycję.
In respect to … In respect to your decision, I must object. W odniesieniu do... W odniesieniu do twojej decyzji, muszę zaprotestować.
When it comes to … When it comes to speed, your computer is the best. Jeśli chodzi o ... Jeśli chodzi o prędkość, twój komputer jest najlepszy.
With / in reference to … With reference to your email of 3rd July, the reply is ‘No’. W odniesieniu do... / W nawiązaniu do... W nawiązaniu do twojego emaila z 3 lipca, odpowiedź brzmi 'Nie'.
With regard to … With regard to productivity, there are some issues. W odniesieniu do... W odniesieniu do produktywności, występują pewne problemy.
As regards … As regards your report, there will be some changes. Jeśli chodzi o ... Jeśli chodzi o twój raport, będą pewne zmiany.
As for that … As for your application, you have been approved. Co do tego ... Co do twojego wniosku, zostałeś zatwierdzony.
As far as this subject is concerned … As far as communication is concerned, we still have a lot of work to do. Jeżeli chodzi o ... Jeżeli chodzi o komunikację, nadal mamy dużo pracy do wykonania.
As concerns … As concerns the cooperation, he now has to focus on … Jeśli chodzi o ... Jeśli chodzi o współpracę, on teraz musi skupić się na ...
As per … (zgodnie z) As per your instruction, we executed everything. Zgodnie z ... Zgodnie z twoją instrukcją, wykonaliśmy wszystko.
Regarding this subject (NOT: to) Regarding the delays in the delivery, the solution is not that easy. W odniesieniu do... W odniesieniu do opóźnień w dostawie, rozwiązanie nie jest takie proste.
Concerning Concerning the transaction, she needs to take some steps. Dotyczący Dotyczący transakcji, ona musi podjąć pewne kroki.
Referring to … Referring to your comment on my presentation, I will introduce some changes. Odnosząc się do... Odnosząc się do twojego komentarza na temat mojej prezentacji, wprowadzę pewne zmiany.
Apropos of… Apropos of what you said, I would like to add that… Na temat... Na temat tego, co powiedziałeś, chciałbym dodać, że...

 

ZAŁĄCZNIKI - ATTACHING:

I attach ...  / I enclose – there is a document added to the email/letter – Załączam ...

Find my CV attached – Please notice the enclosed document – W załączeniu ...

 

ZAKOŃCZENIE MAILA - CLOSING THE EMAIL/LETTER:

Do not hesitate to contact me – Do not be afraid to call me or write to me – (dosł. Nie wahaj się ze mną skontaktować) czyt. Kontaktuj się ze mną bez wahania,

I look forward to hearing from you / I’m looking forward to hearing from you – I’m waiting for your answer – Z niecierpliwością oczekuję Państwa / Twojej odpowiedzi

Kind regards – with respect and greetings – Z pozdrowieniami / uszanowanie

Best regards – with respect and greetings – Z pozdrowieniami / uszanowanie

With regards – with respect and greetings – Z pozdrowieniami / uszanowanie

 

Yours faithfully – MORE FORMAL: if you DO NOT know the name of the person you are writing to and you start the letter with Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam) – Z poważaniem, Z serdecznymi pozdrowieniami (na zakończenie listu, do adresata, którego nazwiska nie znamy)

Yours sincerely – FORMAL: if you KNOW the name of the person you are writing to and you start the letter with Dear Mr Jones, Dear Mrs Jones, Dear Ms Jones, Dear Miss Jones) – Z poważaniem, Z serdecznymi pozdrowieniami (na zakończenie listu, do adresata, którego nazwisko znamy i podajemy w liście)

 

 

formal email

MAIL FORMALNY, BIZNESOWY:

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you in the best of spirits. My name is John Doe, and I am the Business Development Manager at Orion Enterprises.

I am writing to propose a potential collaboration between Orion Enterprises and Smith & Co. in the context of our upcoming marketing campaign. Our team has been following the exceptional work that your company has been accomplishing in the field of sustainable packaging solutions and we are truly impressed.

As Orion Enterprises is launching a new line of environmentally friendly products, we believe it would be mutually beneficial to integrate Smith & Co.’s innovative packaging into our marketing campaign. This collaboration would not only highlight our commitment to sustainability but also present a united front in promoting eco-friendly practices in the business world.

In light of this, I propose we arrange a meeting at your earliest convenience to discuss this opportunity further. Our team is available next week on Tuesday and Wednesday between 10:00 am to 3:00 pm. Kindly let us know which date and time suit you best.

We are very much looking forward to the potential of this collaboration and believe it could mark the start of a successful partnership between our companies. Please feel free to contact me directly if you need any further information or if there are other matters you would like to discuss.

Thank you for considering this proposal. I hope to hear from you soon.

Yours sincerely,

John Doe

Business Development Manager

Orion Enterprises

john.doe@orionenterprises.com

mob.: +44 20 7946 1234 243  

Poniżej zamieszczamy jeszcze listę popularnych skrótów, które często pojawiają się w korespondencji mailowej:

ABBREVIATIONS - PRZYDATNE SKRÓTY

i.e. (Latin: id est) – that is =  czyli, to znaczy

ibid. (Latin: ibidem) – in the article or book mentioned before = tamże (we wspomnianym wcześniej dziele)

e.g. (Latin: exempli gratia) – for example = na przykład

etc. (Latin: et cetera) – and so on, and other similar things = itp., itd.

no. / No. – number = liczba, numer

ref. – reference – odnośnik, odsyłacz

re. – response = odpowiedź

cc – carbon copies to = do wiadomości

bcc – blind carbon copies to =  ukryte do wiadomości

Encl. – enclosed = załączono

A jeśli chcesz poćwiczyć nie tylko pisanie maili po angielsku, ale i inne przydatne w pracy zawodowej umiejętności językowe, to zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą kursów oraz skorzystania z lekcji próbnej - to nic nie kosztuje!

O autorze:

Piotr Tryhubczak

Business English Teacher, lingwista, absolwent Uniwersytetu Wrocławskiego, kierunek Filologia Angielska. Pasjonują go niezmiennie języki obce i programowania oraz metody nauczania. Ukończył studium coachingu i uzyskał certyfikat ACSTH. Pracuje w zawodzie lektora języków obcych od 2000 roku.
Shopping Cart
Scroll to Top
Zgoda na pliki cookie z Real Cookie Banner