Strona główna » Blog » Autoresponder – jak poinformować o nieobecności w pracy?

Autoresponder – jak poinformować o nieobecności w pracy?

W trakcie okresu świątecznego oraz wakacyjnego, kiedy szereg pracowników bierze krótszy lub dłuższy urlop,  wiele osób korzysta z autorespondera w skrzynce mailowej. Czym jest ta funkcja? Autoresponder to generator wiadomości o ustalonej wcześniej treści, która pod naszą nieobecność automatycznie wysyłana jest w odpowiedzi na każdy trafiający do nas e-mail. Zawiera informację o terminie powrotu pracownika do biura i czasami krótkie wyjaśnienie nieobecności, a sama wiadomość najczęściej pisana jest w języku angielskim. Taki komunikat powinien być zwięzły i profesjonalny, w jego konstrukcji czyha jednak kilka pułapek językowych. Jak napisać tę wiadomość w sposób krótki i umiejętny?

Konstrukcja

Wiadomość do autorespondera powinna składać się z:

  • przywitaniaDear Sir or Madam, Dear Sender, Dear colleagues...
  • informacji o długości naszej nieobecności i terminie powrotuI am currently out of the office until/ and I will not be back until
  • zapewnienia, że na wszelkie maile odpowiemy niezwłocznie po przyjeździeI will answer all messages promptly after my return/ I will respond to all emails as soon as possible
  • wskazania osób, do których należy zwrócić się z pilnymi zapytaniami oraz kontaktu do nichIf you require immediate assistance during my absence/ if your query is urgent, please contact
  • pozdrowieńKind regards, best regards

Błędy. Na co zwrócić szczególną uwagę?

Poza biurem - jak to powiedzieć poprawnie?

Out of office czy out of THE office?

Jest to jeden z bardziej popularnych dylematów. W języku angielskim występują obie te formy, jednakże mają one różne znaczenie.

  • Out of the office - not in your place of work➝ wyrażenie to odnosi się do pracownika znajdującego się poza biurem i niewykonującego obecnie pracy, na przykład z powodu urlopu.

I'll be out of the office until July 5th due to my annual leave. ➝ Będę przebywać na urlopie do 5 lipca.

  • Out of office ➝ w tym wyrażeniu office odnosi się do stanowiska, najczęściej politycznego, a więc out of office oznacza, że ktoś nie piastuje już urzędu.

Trump is out of office. He’s no longer president. ➝ Trump już nie piastuje stanowiska prezydenta.

Tyle w kwestiach w teorii, jednak w rzeczywistości często natknąć można się na skrót OOO - out of office -  używany przez rodzimych użytkowników języka na określenie bycia poza biurem. Zachęcamy jednak do stosowania formy poprawnej gramatycznie – out of the office – aby responder wyglądał jak najbardziej profesjonalnie.

Warto wspomnieć o jeszcze jednym podobnym wyrażeniu, outside of the office, oznaczającym fizyczne przebywanie przed biurem lub w niedalekiej odległości od niego.

I’m right outside of the office, I can pick up some coffee and donuts if you feel like it. ➝ Jestem tuż przed biurem, mogę kupić kawę i pączki, jeśli masz ochotę.

Daty i terminy powrotu

Najwięcej problemów osobom piszącym wiadomość do autorespondera sprawia poprawne użycie właściwych przyimków w odniesieniu do podawanych dat. Przyimki te będą się różnić między sobą w zależności od tego, jak zdecydujemy się informować o naszej nieobecności. Czy podamy na przykład tylko moment powrotu, a może przedział czasowy, kiedy nas nie będzie? Czy użyjemy dnia powrotu, czy może jeszcze dodamy jeszcze „pod koniec miesiąca”? Drugim kłopotem jest sposób zapisu dat, który może się różnić w zależności od tego, czy stosujemy zapis brytyjski czy amerykański.

Spójrzmy na przykłady:

  • day - month – (year) format - wersja brytyjska, stosowana również w większości krajów europejskich

I will be out of the office until (the) 15th (of) January. 

  • month - day – (year) format - wersja amerykańska, stosowana często również w krajach azjatyckich

I will be out of the office until January 15th.

W pierwszej konstrukcji możemy w piśmie użyć słów the oraz of  (które zawsze czytamy, wymawiając daną datę), w drugiej należy je opuścić. W obu formach warto pamiętać  o porządkowej formie liczebnika zakończonej na -st, -nd, -rd lub -th (1st, 2nd, 3rd, 15th), choć nie jest ona niezbędna w formie pisemnej (ale przy czytaniu zawsze). Na końcu możemy dodać rok – (the) 15th (of) January 2023 lub January 15th, 2023. Dla przypomnienia, nazwa miesiąca zawsze zaczyna się z wielkiej litery.

Przedimki w datach i zakresach dat

Skoro wiemy już, w jakim formacie możemy zapisać daty po angielsku, powstaje pytanie, jakich przedimków powinniśmy używać? Until, from, on, in?  Odpowiedź jest: to zależy. Zależy od tego, czy chcemy podać przedział czasowy, czy sam termin powrotu, oraz jaką wersję tych sposobów wybierzemy.

Spójrzmy na przykłady:

  • I will be out of the office until nie będzie mnie w biurze do (termin powrotu)
  • I will be out of the office from (starting date) until (finishing date) ➝ nie będzie mnie w biurze od (data początkowa) do (data końcowa)
  • I will be out of the office from (starting date) to (finishing date) ➝ nie będzie mnie w biurze od (data początkowa) do (data końcowa)
  • I will be back / will be returning on 15th January (date with a day) ➝ wracam w (dniu)
  • I will be back in January (month) - wracam w (miesiącu)
  • I will be back at the end of the week / month / January ➝ wracam pod koniec tygodnia / miesiąca / stycznia (nie jest polecane, bo brakuje konkretnej daty, ale możemy użyć takiej formy jeśli jeszcze dokładnie nie znamy daty naszego powrotu).

Dobrą praktyką jest podawać jak najbardziej dokładny zakres dat nieobecności lub też dnia powrotu, bo nie wiemy, kiedy dokładnie ktoś do nas napisze. Dlatego informacje I will be away for two weeks lub I will be back in two weeks’ time, choć poprawne gramatycznie, nie spełnią swojej funkcji informacyjnej - czytający nie wie, kiedy zaczęły się ani kiedy kończą wspomniane dwa tygodnie.

Powód naszej nieobecności

W dobrym tonie jest podanie powodu naszej nieobecności, ale nie jest to wymagane. Sama informacja o tym, że nie ma nas w biurze, jest już wystarczająca. To, czego nie należy natomiast robić, to chwalić się gdzie też się wybieramy na wakacje, albo, co gorsza, ironizować na temat biednych dusz pozostających w biurze, podczas gdy my delektujemy się kolejnym drinkiem pod palmami.

I am on vacation in Mallorca and won’t be back until the 15th of January!  Jestem na wakacjach na Majorce do 15 stycznia!

 

I am currently out of the office and probably out-of-my-mind drunk.  Enjoy your workweek ➝Jestem aktualnie poza biurem i najprawdopodobniej mocno zalany. Bawcie się dobrze pracując!

Jeżeli chcemy bliżej określić powód naszej nieobecności, nie wdając się w szczegóły, bardziej profesjonalne wrażenie zrobią:

I am out of the office on my annual leave until… ➝ Jestem na urlopie do…

I am out of the office on maternal/ paternal leave until… ➝ Jestem na urlopie macierzyńskim/ tacierzyńskim do…

Wyliczanie urządzeń i systemów

Wiadomość automatyczna jest wysyłana w odpowiedzi na maila, tak więc powinno być jasne, że osoba poza biurem ma ograniczony dostęp do tego medium. Nie jest konieczne informowanie, na jakie to jeszcze sposoby nie można się z nami skontaktować.

I am currently out of the office with no access to/ limited access to my e-mail account, mobile phone or company phone... ➝ Obecnie nie ma mnie w pracy i nie mam dostępu do skrzynki mailowej, telefonu prywatnego, telefonu służbowego…

Celem naszej wiadomości jest poinformowanie, że na chwilę obecną nie można się z nami skontaktować. Sprecyzowanie wszystkich kanałów, do których nie mamy dostępu, niepotrzebnie wydłuży komunikat, nie dodając żadnej wartościowej informacji. Jednakże dość popularne jest stosowanie krótkiego komunikatu, że nie mamy dostępu do maila, który może wyglądać tak:

During this period I will have limited access to my e-mail. ➝ Przez ten czas będę mieć ograniczony dostęp do skrzynki mailowej.

I am currently out of the office, with no e-mail access. ➝ Obecnie przebywam poza biurem, bez dostępu do skrzynki mailowej.

W naszej ocenie jest to element zbędny, ale być może w niektórych firmach oczekuje się, że pracownik na urlopie powinien na maile odpowiadać, więc taki komunikat stanowi dodatkowe wyjaśnienie, dlaczego w najbliższym czasie nasi koledzy nie otrzymają odpowiedzi.

Kalki językowe, czyli próby tłumaczenia dosłownie z polskiego na angielski

SMS, skontaktować się z kimś, do 15 stycznia włącznie?

Ostrożność należy zachować tłumacząc popularne polskie wyrażenia. SMS po angielsku to text message. Mówiąc o kontakcie z kimś, opuścić trzeba „z” i powiedzieć po prostu contact someone. Określając datę włącznie z jakimś dniem, słówko including powinno znaleźć się przed nim, a nie po nim – I will be out of office for two weeks, including the 15th of January.

Gotowa wiadomość

Dear colleagues,

I am currently out of the office until the 15th of January 2023. I will answer all messages as soon as possible after my return on the 16th. If your query is urgent, please contact Martha from the IT team at martha.IT@workmail.com or +1158374857.

Best regards,

Jane Doe

O autorkach:

Beata Szeruga

Business English Teacher, absolwentka Anglistyki Uniwersytetu Wrocławskiego oraz Zarządzania Kadrami Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu. Pasjonatka rozwoju osobistego, uwielbia dzielić się wiedzą i udoskonalać procesy. Uczy języka angielskiego od 1998 roku oraz pomaga w rozwoju dorosłych od ponad 12 lat. Obecnie zgłębia tajniki marketingu online oraz współtworzy nowe produkty i usługi dla Prolang. W wolnym czasie można ją spotkać na biegówkach lub rowerze, zdobywającą kolejne szczyty.

Xenia Kim

Metodyk, lingwistka, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego na kierunku filologia rosyjska. Zajmuje się językiem angielskim, niemieckim, hiszpańskim i rosyjskim. Pasjonują ją innowacyjne, nieszablonowe metody nauczania. Pracuje w zawodzie lektora języków obcych w Polsce i za granicą od 2017 roku.