5 wskazówek dla HR Managera, czyli jak wybrać najlepszą szkołę językową dla mojej firmy
Z tym pytaniem mierzy się chyba każdy HR Manager odpowiedzialny za organizację kursów językowych w swojej firmie. Na rynku znajdziemy ogrom szkół i centrów językowych, a niemal każdy dostawca oferuje „najlepsze usługi”, „sprawdzonych i wyselekcjonowanych lektorów”, „doskonałe metody nauczania”, „nowoczesne narzędzia”, „elastyczne godziny zajęć", itp.
Szkoda tylko, że rzeczywistość potrafi być nieco mniej kolorowa.
Załóżmy, że wybraliśmy tego „najlepszego” dostawcę na rynku. Zazwyczaj po początkowym okresie euforii i wzmożonego zapału kursantów przychodzi taki czas, kiedy szkoła i jej lektorzy muszą wykazać się czymś więcej, niż tylko pojawianiem się na zajęciach i rozmową w języku obcym. Czymś, co pozwoli utrzymać uwagę uczestników, frekwencję na lekcjach, chęć do nauki i dążenie do progresu. Jednym słowem sprawi, że firmowe pieniądze nie zostaną wyrzucone w błoto.
Najczęściej dopiero po jakimś czasie okazuje się, czy nawiązaliśmy relację tylko z pośrednikiem, który ogranicza się do wystawiania nam faktur za czas pracy lektora, czy może z rzetelnym podmiotem, zaangażowanym w faktyczną pomoc naszej organizacji i pracownikom.
Naturalnie, jeśli zajęcia językowe mają być tylko i wyłącznie benefitem, zapewne można poprzestać na współpracy z takim właśnie "wystawiaczem faktur". Nasuwa się jednak parę pytań:
- Czy moją firmę stać na to, by pozwolić sobie na pracowniczy benefit i co za tym idzie niemierzalne w żaden sposób efekty nauki?
- Czy nie efektywniej będzie wydać firmowe pieniądze, traktując szkolenia językowe jako coś więcej?
- Czy nie warto zaoferować pracownikowi szansy rozwoju w konkretnym obszarze językowym, dzięki czemu zyska zarówno firma, jak i poprawi się wizerunek organizacji w oczach tegoż pracownika?
Dla tych HR managerów, którzy sami borykają się z powyższymi bolączkami i chcieliby uniknąć powielania błędów innych, mamy kilka sugestii.
Przede wszystkim spróbujcie zweryfikować konkrety, które w toku współpracy z pewnością okażą się istotne.
Na co więc zwrócić uwagę?
1) Stabilna kadra lektorska
Zawsze warto zacząć od sprawdzenia, ile lat na rynku funkcjonuje dany podmiot szkoleniowy. Ważniejsze jednak, by dowiedzieć się, czy w jego szeregach znajdują się lektorzy prowadzący zajęcia przez wiele lat, czy też kadra fluktuuje z dużą częstotliwością. Częste rotacje kadry lektorskiej w szkole językowej mogą oznaczać brak stabilności takiej organizacji, a więc i równie częste zmiany lektorów w naszej firmie. To z kolei nie zagwarantuje oczekiwanej przez nas systematyczności i może stwarzać niepotrzebne, problematyczne sytuacje dla naszych pracowników. Zresztą, czy szkoła, która nie potrafi zadbać o swoich lektorów, skutecznie zadba o zadowolenie naszych pracowników…?
Jak w prosty sposób to sprawdzić?
TIP nr 1 - Najczęściej te szkoły, których zespół zmienia się dość często, nie mają na swojej stronie internetowej nic poza frazesami o "starannie dobranej kadrze lektorów". Sprawdź, czy są tam także sylwetki konkretnych lektorów - osób z krwi i kości. Poszukaj ich opisów zawodowych i spróbuj dowiedzieć się czegoś o ich doświadczeniu i ewentualnie stażu pracy w danej szkole.
2) Elastyczność i reagowanie na nasze potrzeby
Już wysyłając zapytanie, możemy w pewien sposób zweryfikować podejście dostawcy do potencjalnego klienta. Czy dopytał o moje konkretne potrzeby? O wymagania firmy, uczestników? Zadzwonił, porozmawiał? Zaproponował jakieś sprawdzone rozwiązanie? Czy tylko wysłał cennik?
Szkoła, której faktycznie zależy na dopasowaniu usługi do wymagań klienta, musi przede wszystkim je dobrze poznać. Z pewnością zaproponuje spotkanie lub rozmowę telefoniczną, aby dowiedzieć się czegoś więcej na temat potrzeb organizacji i jej pracowników. Zapyta nie tylko o liczbę osób chętnych na kurs, ale i o cel szkolenia oraz o nasze firmowe, językowe bolączki. Postara się zaproponować rozwiązania, które spełnią nasze konkretne oczekiwania.
TIP nr 2 – Po wysłaniu zapytania poczekaj na kontakt ze strony dostawcy i sprawdź, jaka będzie jego reakcja. Jeśli zada sobie trochę trudu, by Cię wysłuchać, dowiedzieć się więcej na temat Twoich oczekiwań, jest spora szansa, że podejdzie do tematu profesjonalnie i elastycznie, a nie potraktuje Twojej organizacji jako jednej z wielu.
3) Rzetelność i dotrzymywanie słowa
Niejednokrotnie pojawia się zależność, iż dostawcy, którzy zapewniają nas, że dostarczą wszystko, co chcemy i kiedy chcemy, mają kłopot z dotrzymaniem danego słowa. Naprawdę lepiej usłyszeć, że start zajęć może zająć 2 tygodnie (bo np. trzeba poczekać na tego konkretnego, doświadczonego trenera), niż uruchomić je wcześniej z lektorem, który nie posiada odpowiednich kompetencji. Osoba bez należytych kwalifikacji prędzej czy później wygeneruje nam niepotrzebny kłopot.
Poza tym, czy można rozpocząć szkolenie w ciągu kilku dni, nie znając poziomów uczestników czy ich oczekiwań względem kursu i lektorów? Na zbadanie potrzeb i określenie poziomów uczestników potrzeba trochę czasu. Rzetelna szkoła z pewnością o tym poinformuje i sama zaproponuje taki proces. Niejednokrotnie zrobi to nawet bezpłatnie, by móc pokazać, jak działa i że w swoim postępowaniu nie ma nic do ukrycia. Często zaproponuje także lekcję próbną, również nieodpłatną.
TIP nr 3 – Jeśli dostawca zgadza się na wszystko i zapewnia o tym, że „już jutro” Twoja firma będzie mogła rozpocząć zajęcia, powinna zapalić Ci się czerwona lampka. Profesjonalne przygotowanie kursu dla większej grupy uczestników wymaga przynajmniej minimum wysiłku włożonego w ocenę poziomów i dobranie kadry lektorskiej. W tym przypadku „szybko" znaczy zazwyczaj „niechlujnie”.
4) Kompleksowe „ogarnięcie” tematu
Wdrożenie szkoleń językowych w organizacji czy też zmiana dostawcy zawsze stwarzają dodatkową pracę dla HR managera. Wybierając odpowiednią szkołę językową możemy sobie znacznie ułatwić to zadanie. Rzetelny partner powinien kompleksowo zadbać o nasze potrzeby i zaopiekować się procesem. Jak taki idealny proces mógłby wyglądać? Otóż, dostarczamy dostawcy listę uczestników, a dostawca zajmuje się resztą. Przeprowadza ewaluacje językowe, dobiera i sugeruje nam składy grup, kontaktuje się z uczestnikami, by uzyskać od nich informacje o ich oczekiwaniach względem zajęć, dobiera odpowiednich lektorów polskich lub native speakerów. Jednocześnie jest w tym procesie transparentny, nie ukrywając przed nami żadnych szczegółów i pozostając otwartym na nasze sugestie i wytyczne.
TIP nr 4 – Znajdź listę obecnych klientów wybranej szkoły (z reguły są to powszechne informacje dostępne na stronie internetowej) i podpytaj kilku z nich, jak oceniają współpracę z dostawcą. Z pewnością nikt z nich nie będzie miał o to pretensji, a wręcz chętnie podzieli się swoimi doświadczeniami (chociażby poprzez LinkedIn).
5) Zadowolenie uczestników = wysoka frekwencja i spokój w HR
Wiemy wszyscy, że HR manager ma sporo na głowie. Dodatkowe kłopoty związane z obsługą szkoleń językowych nie są nikomu potrzebne. Sprawa jest prosta, jeśli kursy idą w dobrym kierunku, pracownicy osiągają zakładany progres i są – ogólnie rzecz ujmując - zadowoleni ze szkolenia. Wówczas regularnie uczęszczają na zajęcia, nie stwarzając komplikacji koordynatorowi szkoleń. Problem zaczyna się wtedy, kiedy ich zapał stygnie, na zajęciach pojawia się garstka osób, a kontakt ze szkołą ogranicza się do niezbędnych formalności.
Lekarstwem na tę bolączkę będzie skuteczny monitoring zadowolenia oraz system motywacyjny dla uczestników. Dobra szkoła językowa z pewnością zadba o cykliczną weryfikację poziomu zadowolenia kursantów oraz zapewni im dodatkowe aktywności związane z przyswajaniem wiedzy. Oprócz działań stricte metodycznych, realizowanych na każdych zajęciach przez lektorów, można wykorzystać elementy teorii grywalizacji i różnych systemów zdobywania sprawności lub punktów. Szkoła może ufundować niewielkie upominki lub przygotować dyplomy dla najbardziej zmotywowanych słuchaczy, czy też regularnie organizować konkursy mające na celu angażować uczestników w proces nauczania.
Jeśli szkoła posiada w swojej ofercie platformę e-learningową, którą udostępnia pracownikom, wyżej wymienione aktywności mogą odbywać się za jej pośrednictwem. Ciekawym rozwiązaniem jest przedstawianie wykresów pokazujących zaangażowanie uczestnika w pracę na platformie, lub też ilości zdobytych punktów w ramach grywalizacji. Każdy dorosły lubi przecież czasami poczuć się te naście lat młodziej, tym bardziej jeśli jest to bezpośrednio związane z jego rozwojem osobistym i zawodowym.
Warto więc zadać sobie nieco więcej trudu na początku, by wybrać tego dostawcę, który w rzetelny sposób podejmie się tematu. Te kilka więcej godzin poświęconych na początku procesu na pewno zaprocentuje w przyszłości.
TIP nr 5 – Sprawdź, co dokładnie oferuje szkoła, z którą zamierzasz zaprosić do współpracy. Czy tylko szkolenia z lektorem, czy może tylko platformę do nauki online? Jeśli obie formy, to czy potrafi efektywnie je z sobą połączyć? Czy oferuje jakikolwiek „system motywacyjny” lub „system zachęt” dla uczestników szkoleń? Pamiętaj, że szkolenie językowe to coś więcej niż tylko nauka. To również pewna odskoczna dla pracowników od ich obowiązków zawodowych. To czas, który – by był owocny dla firmy – powinien być spędzony w miłej atmosferze.
Jeśli wcielimy powyższe porady w życie możemy mieć pewność, że dowiemy się więcej istotnych z punktu widzenia efektywności i jakości szkoleń szczegółów, niż gdybyśmy opierali się tylko na wrażeniu uzyskanym ze strony internetowej lub przesłanej oferty. Zawsze warto włożyć nieco dodatkowego wysiłku na zebranie istotnych informacji na początku. Wysiłek ten na pewno nie pójdzie na marne, a zdobyte informacje pozwolą nam wybrać taki podmiot, który nie tylko zaspokoi nasze potrzeby szkoleniowe, ale współpraca z którym będzie przebiegała sprawnie i bez większych zakłóceń.
O autorze:
