Jak napisać profesjonalnego maila po angielsku? Przykłady i szablony.
Dla wielu z nas biznesowe maile w języku angielskim to codzienność. Szczególnie zaznajomione z nimi są osoby pracujące w dużych korporacjach, gdzie takich wiadomości wysyła się dziennie kilkanaście lub kilkadziesiąt. Angielski coraz częściej staje się też językiem komunikacji wewnętrznej w firmach. Mimo to napisanie profesjonalnego maila po angielsku nie jest wcale proste, o czym świadczą przykłady, z którymi spotykamy się na co dzień. W wysyłanych mailach często roi się od błędów i bywają one w najlepszym wypadku zabawne, a w najgorszym - niezrozumiałe. W tym artykule znajdziesz wskazówki dotyczące konstrukcji profesjonalnego maila, gotowe zwroty i szablony do skopiowania, a także listę najpopularniejszych błędów, których należy unikać. Jeśli chcesz napisać autoresponder (wiadomość informującą o nieobecności w biurze) - instrukcje znajdziesz TU.
Konstrukcja profesjonalnego maila
Typowy mail powinien składać się z:
- przywitania ➝ tu nazwij adresatów wiadomości
- zdania wstępu ➝nawiąż do Twojej relacji z adresatem lub uprzejmie wyraź nadzieję, że u adresata wszystko jest w porządku
- głównego celu maila➝ opisz swoją prośbę do odbiorcy lub informację, którą chcesz przekazać
- informacji o załącznikach (jeśli są)
- pozdrowień
- stopki → pełne imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, dane kontaktowe
Przydatne zwroty - zdania
Skorzystaj z gotowych wyrażeń i zdań w zależności od tematu Twojego maila. Dobierz potrzebne Ci elementy i poukładaj je według listy powyżej.
przywitanie
➝ Dear Sir or Madam,
→ Dear Sender,
→ Dear colleagues,
zdanie wstępu
➝ I hope you are well.
→ I hope this email finds you well.
→ Thanks again for…
→ I hope you had a great trip!
→ It was a pleasure to meet you yesterday.
→ It was great to see you at the workshop.
główny cel maila
→ I am writing to you regarding…
→ I’m contacting you to inform you that…
→ I’m sure you’ve already heard about…
→ I am reaching out to you to enquire…
→ This email is just to let you know…
zadanie pytania lub prośba
→ Could you possibly tell me...?
→ I'd really appreciate it if you could...
→ If possible, I'd like to know more about...
→ Could you give me some more details on...?
→ I was wondering if you would be able to…
umówienie się na spotkanie lub zmiana terminu
→ I'd like to schedule a meeting on… if you are available then.
→ Would you be available on…?
→ I'm afraid we need to reschedule our meeting.
→ I’m sorry to inform you the meeting will be cancelled.
przeprosiny
→ I apologize for the late response.
→ Please accept our apologies for any inconvenience caused.
→ I would like to sincerely apologize for...
→ I am sorry for any misunderstanding I may have caused.
prośba o odpowiedź
→ Please let me know what you think about this.
→ What are your thoughts on this?
→ I’m looking forward to hearing from you.
→ Please guide me in this regard.
→ Please let me know if this decision has your approval.
informacja o załącznikach (jeśli są)
→ Please find…. attached.
→ I’ve attached…
→ The attached file contains…
→ Take a look at the file I’ve attached to this email.
pozdrowienia
➝ Kind regards,
→ Best regards,
→ Best wishes,
stopka
Jane Smith
Team Leader at Big Company
jane.smith@bigcompany.com
+48 111 222 333
Najczęstsze błędy przy pisaniu maili
Niektóre błędy tylko rozbawią odbiorcę, ale inne mogą spowodować, że nie zrozumie treści Twojej wiadomości albo nawet niewłaściwie odbierze Twoje intencje lub ton. Poniższe wyrażenia, choć pewnie widziałeś/aś je wiele razy, są niepoprawne.
stopień formalności
Jeszcze zanim zaczniesz pisać, zdecyduj czy mail ma być bardzo formalny, czy też w komunikacji z daną osobą dopuszczony jest luźniejszy styl. Jeżeli zdecydujesz się na ten pierwszy, używaj pełnych wersji słów - YOU ARE, CANNOT, HE IS. Jeżeli wybierzesz drugą opcję, możesz posługiwać się skróconymi formami - YOU’RE, CAN’T, HE’S. Nie mieszaj tych dwóch stylów w obrębie jednego maila.
początek maila
Dear Marta,
How are you?
Po nazwaniu odbiorcy stawiamy przecinek, a nie wykrzyknik. Pierwsze zdanie zacznij z wielkiej litery, czyli odwrotnie niż po polsku.
dobór właściwego przyimka
I apologize for…., please send this to…, this is from…, I’d like to enquire about…
Upewnij się, że do każdego czasownika dobierasz właściwy przyimek. Mają one dużą moc i często mogą zupełnie zmienić znaczenie czasownika, np.
ask about - pytać o coś
ask for - prosić o coś
- I will be out of office.→ I will be out of THE office.
Pisząc “nie będzie mnie w biurze/pracy” pamiętaj o artykule THE. Bez niego to wyrażenie oznacza zstępowanie ze stanowiska, na przykład politycznego.
there, their, they’re
there - tam
their - ich
they’re - oni są
your/ you’re
your - twój
you’re - ty jesteś
than/ then
than - niż
then - potem, wtedy, w takim razie
stuff/ staff
stuff - rzeczy
staff - pracownicy
Te podobne słowa mylą się nawet rodzimym użytkownikom języka. Upewnij się, że używasz właściwego słówka zanim wyślesz wiadomość - nawet jeśli reszta maila jest napisana doskonale, tego rodzaju błąd sprawia wrażenie, że nadawca nie zna dobrze języka angielskiego.
Przykłady gotowych maili - szablony
Oto kilka przykładów gotowych maili stworzonych na podstawie wyrażeń wymienionych wyżej.
mail z prośbą/ pytaniem:
Dear Maciej,
In fact, we found your input so interesting and valuable that we would like to ask you to be the main speaker at our next event. That involves preparing a 15-minute presentation and giving an additional closing speech at the end.
Please let us know if you would be interested in this opportunity. The attached file contains more details about the event and its schedule.
Best regards,
Peter Bossman
HR coordinator at Big Company
peter.bossman@bigcompany.com
mail informujący:
Dear Team,
I would like to inform you that starting on Friday (April 14th) all phones and personal devices will need to be left in the lockers before entering the main floor of the office. This is due to the new safety regulations passed by the EU Council (Customer Data Protection Act).Kind regards,
Peter Bossman
HR coordinator at Big Company
peter.bossman@bigcompany.com
mail z ustaleniem terminu:
Dear Kasia,
Thank you for sending in your résumé.I’d love to schedule a meeting with you on Wednesday between 10 and 12 a.m. if you are available then. It shouldn’t take more than 30 minutes.
I’m looking forward to hearing from you.
Best wishes,
Anna Lovelylady
Recruiter at Ping Dynamics
anna.lovelylady@pingdynamics.pl
O autorce:
