Polityka i Procedury Dostępności Usług Edukacyjnych                                                                                                 w szkole językowej PROLANG sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu

(Standard 1.9: Zarządzanie dostępnością)

Cel i zakres: Niniejszy dokument określa wewnętrzne zasady oraz procedury dotyczące zapewnienia dostępności oferty i usług edukacyjnych w szkole językowej PROLANG sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, dalej zwanej „Szkołą”, w celu spełnienia wymogów standardu jakości pkt 1.9 – Zarządzanie dostępnością. Dokument ma służyć jako dowód realizacji tego standardu.

Zasady Dostępności Oferty i Usług Edukacyjnych:

• Równy dostęp dla wszystkich:Szkoła zapewnia równy dostęp do swojej oferty edukacyjnej wszystkim klientom, bez względu na niepełnosprawność, szczególne potrzeby czy ograniczenia. Każdy potencjalny kursant ma możliwość skorzystania z naszych kursów na zasadach równości z innymi.
• Usuwanie barier:Aktywnie identyfikujemy i usuwamy bariery w dostępie do usług (architektoniczne, cyfrowe, komunikacyjne). W przypadku kursów prowadzonych w trybie stacjonarnym, organizowanych w miejscach wyznaczonych przez Szkołę, dba ona o dostosowanie infrastruktury (np. sale dostępne dla osób z niepełnosprawnością ruchową) oraz materiałów dydaktycznych do potrzeb różnych użytkowników.
• Transparentność informacji:Informacje o ofercie edukacyjnej, warunkach uczestnictwa oraz cenach są jasne, aktualne i łatwo dostępne dla wszystkich, za wyjątkiem firm i instytucji, dla których wycena jest indywidualna i uzależniona od wymagań klienta. Pełen opis kursów oraz cenniki dostępne są publicznie na stronie internetowej szkoły (https://prolang.pl/sklep/ ).
• Standardy dostępności cyfrowej:Treści publikowane na stronie internetowej i platformach e-learningowych szkoły są dostosowywane do standardów dostępności (zgodnie z wytycznymi WCAG 2.1). Dbamy o czytelność materiałów, odpowiedni kontrast, teksty alternatywne dla obrazów oraz możliwość nawigacji za pomocą klawiatury, tak aby również osoby z dysfunkcjami wzroku czy słuchu mogły z nich korzystać.
• Ciągłe doskonalenie:Szkoła zobowiązuje się do regularnego monitorowania dostępności swoich usług i ciągłego doskonalenia w tym zakresie. Uwagi i sugestie od klientów dotyczące dostępności są zbierane i uwzględniane przy wprowadzaniu usprawnień.

Procedura Zgłaszania Indywidualnych Potrzeb Klienta

Aby zapewnić dostosowanie usług do indywidualnych wymagań klientów, wdrożono następującą procedurę zgłaszania szczególnych potrzeb:

1. Identyfikacja potrzeb przy zapisach:Już na etapie pierwszego kontaktu klienta ze Szkołą przeprowadzana jest analiza potrzeb. Klient proszony jest o wypełnienie formularza Analiza potrzeb klienta (dostępnego online na stronie Szkoły: formularz analizy potrzeb: https://prolang.pl/analiza-potrzeb/) lub o bezpośrednie poinformowanie pracownika biura o swoich szczególnych wymaganiach (np. dotyczących dostępności). W formularzu i podczas rozmowy pytamy m.in. o preferencje uczenia się, cele kursu oraz ewentualne ograniczenia czy specjalne potrzeby.
2. Weryfikacja i konsultacja:Po otrzymaniu informacji o indywidualnych potrzebach, wyznaczony pracownik Szkoły (np. Koordynator ds. dostępności lub osoba z biura obsługi klienta) analizuje zgłoszenie. W razie potrzeby kontaktuje się z klientem w celu doprecyzowania oczekiwań lub uzyskania dodatkowych informacji. Jeśli to konieczne, konsultuje możliwości wprowadzenia udogodnień z lektorem prowadzącym kurs lub z kierownictwem Szkoły.
3. Dostosowanie oferty/usługi:Szkoła uzgadnia z klientem warunki realizacji usługi uwzględniające zgłoszone potrzeby. Może to obejmować np. zapewnienie odpowiednich materiałów dydaktycznych (w powiększonym druku, audiodeskrypcji itp.), w przypadku organizowania kursu stacjonarnego zapewnienie zajęć w sali przystosowanej architektonicznie, umożliwienie udziału w kursie w formie zdalnej, zapewnienie dodatkowego sprzętu wspomagającego (np. słuchawki wygłuszające, pętlę indukcyjną) czy inne uzgodnione usprawnienia. Ustalenia te są dokumentowane (np. w umowie z klientem lub w karcie kursanta).
4. Realizacja i monitorowanie:Podczas trwania kursu lektor oraz Koordynator ds. dostępności (Metodyk) monitorują, czy uzgodnione udogodnienia są skutecznie wdrożone i czy klient może bez przeszkód uczestniczyć w zajęciach. Jeśli pojawią się nowe trudności lub potrzeby, klient ma prawo w dowolnym momencie zgłosić je lektorowi lub Koordynatorowi – zostaną one niezwłocznie rozpatrzone i, jeśli to możliwe, zrealizowane.
5. Ewaluacja potrzeb po zakończeniu:Po zakończeniu szkolenia prosimy klienta o informację zwrotną, także w kontekście spełnienia wymagań dot. dostępności. Ewentualne wnioski z ewaluacji służą usprawnieniu procedury na przyszłość. Wszystkie zgłoszenia i działania podjęte w związku z dostosowaniem usług są rejestrowane w celach dowodowych (np. notatki w systemie CRM, korespondencja e-mail).

Uwaga: Informacje o indywidualnych potrzebach klientów traktowane są jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu zapewnienia odpowiednich warunków kształcenia. Personel Szkoły jest instruowany, jak reagować na zgłoszenia szczególnych potrzeb oraz jak komunikować się z osobami z niepełnosprawnościami z poszanowaniem godności i autonomii klientów.

Osoby Odpowiedzialne za Zapewnienie Dostępności:

Za wdrożenie i nadzór nad przestrzeganiem powyższych zasad dostępności odpowiadają wyznaczone osoby i każdy pracownik Szkoły w zakresie swoich obowiązków:

• Dyrektor Zarządzający Szkołą (Lider ds. dostępności):Odpowiada za ustanowienie polityki dostępności i zapewnienie zasobów do jej realizacji. Nadzoruje wdrażanie procedur dostępności, powołuje koordynatora (jeśli to osoba inna niż on sam) oraz rozpatruje ewentualne skargi lub trudności systemowe związane z dostępnością.
• Koordynatorzy ds. dostępności (Metodycy):Pełnią rolę głównego punktu kontaktowego dla klientów zgłaszających szczególne potrzeby. Koordynują analizę potrzeb i wdrażanie uzgodnionych dostosowań (współpracują z lektorami, IT i administracją). Monitorują zgodność działań Szkoły z niniejszą polityką oraz zewnętrznymi standardami.
• Lektorzy/Trenerzy:Są odpowiedzialni za prowadzenie zajęć z uwzględnieniem zasad dostępności. Otrzymują od Koordynatora informację o szczególnych potrzebach uczestników przed rozpoczęciem kursu. Dostosowują metody nauczania i materiały dydaktyczne (np. przygotowanie materiałów w alternatywnych formatach, umożliwienie dodatkowych przerw podczas zajęć, używanie prostego języka jeśli to potrzebne). Na bieżąco sygnalizują Koordynatorowi, jeśli potrzebne są dodatkowe udogodnienia.
• Personel biura Szkoły:Dba o dostępność fizyczną i organizacyjną usług. Zapewnia, by przestrzeń, w której odbywają się kursy stacjonarne, była przygotowana dla osób ze szczególnymi potrzebami (np. odpowiednie ustawienie sali, sprawdzenie działania wind lub podjazdów, rezerwacja miejsc parkingowych dla osób z niepełnosprawnością). Ponadto personel biura Szkoły udziela pełnych informacji o ofercie i warunkach w sposób zrozumiały oraz pomaga w wypełnianiu dokumentów osobom, które tego potrzebują.
• Administrator IT/Specjalista ds. stron internetowych:Odpowiada za techniczne utrzymanie dostępności cyfrowej. Aktualizuje serwis internetowy zgodnie z wytycznymi dostępności (WCAG), publikuje Deklarację dostępności strony (jeśli wymagana) i szybko reaguje na zgłoszenia o ewentualnych problemach technicznych utrudniających dostęp (np. niedziałające funkcje dla czytników ekranu).

Dodatkowo, wszyscy pracownicy Szkoły są regularnie informowani o zasadach dostępności i odbywają szkolenia podnoszące świadomość w tym zakresie. Każdy członek zespołu jest zobowiązany do troski o to, by żaden klient nie był wykluczony z możliwości pełnego udziału w naszych kursach.

Działania w Zakresie Zapewnienia Dostępnych Treści i Środowiska

Szkoła podejmuje konkretne działania, aby treści edukacyjne oraz środowisko nauki były dostępne dla jak najszerszego grona odbiorców:

• Dostępność materiałów dydaktycznych:Wszystkie materiały kursowe (prezentacje, dokumenty, nagrania audio/wideo) są przygotowywane z myślą o dostępności. Stosujemy czytelną czcionkę o odpowiednim rozmiarze, wysokim kontraście tekstu do tła oraz prosty język. Materiały cyfrowe (np. pliki PDF, prezentacje) tworzymy w formatach zgodnych ze standardami dostępności – dodajemy teksty alternatywne do obrazków, tytuły i tagi struktury w dokumentach, napisy do filmów itp. Na życzenie uczestnika możemy udostępnić materiały w innym formacie (np. wydruk powiększony, wersja audio).
• Dostępność architektoniczna i organizacyjna:Jeżeli zajęcia są organizowane przez Szkołę i odbywają się stacjonarnie, zapewniamy ich realizację w budynkach i salach pozbawionych barier. Sale szkoleniowe znajdują się na odpowiednich kondygnacjach (lub w budynkach z windą/podjazdem), są wyposażone w komfortowe miejsca dla osób z ograniczoną mobilnością. Toalety dostępne są dla osób z niepełnosprawnością, a drogi ewakuacyjne uwzględniają ich potrzeby. W przypadku potrzeby uczestnictwa zdalnego (np. osoba chorująca przewlekle, niemogąca dojechać) oferujemy możliwość dołączenia online lub odrobienia zajęć w innej formie. Szkoła, realizując swoją ofertę edukacyjną w systemie stacjonarnym, nie ponosi natomiast odpowiedzialności za spełnienie warunków pełnej dostępności w miejscach, o których mowa wyżej, jeżeli organizację tych zajęć przejmuje klient firmowy lub instytucjonalny.
• Komunikacja i obsługa klienta:Wszelkie informacje przekazujemy w formie zrozumiałej i dostępnej. Na prośbę klienta jesteśmy w stanie komunikować się alternatywnymi kanałami (np. mailowo zamiast telefonicznie dla osoby z wadą słuchu, poprzez chat tekstowy, itp.). Dokumenty takie jak regulamin czy umowa mogą zostać odczytane lub wyjaśnione ustnie, jeśli klient ma trudności z ich samodzielnym przeczytaniem. Personel został przeszkolony z zasad uprzejmej komunikacji w kontakcie z osobami z różnymi niepełnosprawnościami (np. niesłyszącymi, niewidomymi, z niepełnosprawnością intelektualną).
• Wsparcie dodatkowe:W miarę możliwości Szkoła współpracuje ze specjalistami zapewniającymi dodatkowe wsparcie, np. lektor Polskiego Języka Migowego dla niesłyszących uczestników kursu języka polskiego, asystent osoby niewidomej na terenie Szkoły, czy psycholog doradzający w dostosowaniu procesu nauki osobom z dysleksją. Takie wsparcie jest organizowane na życzenie i w porozumieniu z klientem oraz podlega osobnej wycenie.

Powiązane Dokumenty i Strony

• Formularz Analizy Potrzeb Klienta– narzędzie do zgłaszania celów i indywidualnych potrzeb uczestnika przed rozpoczęciem szkolenia (dostępny online: Analiza potrzeb klienta – prolang.pl/analiza-potrzeb ).
• Oferta Kursów i Cenniki– aktualne informacje o dostępnych kursach, ich opisach, wymaganiach i cenach, opublikowane na stronie internetowej szkoły (przykład oferty online z cennikiem: Angielski Online – 10 godzin: https://prolang.pl/produkt/angielski-online-10-godzin/ ).

Data wejścia w życie: 2025-06-18

Osoba zatwierdzająca: Piotr Tryhubczak, Dyrektor Zarządzający Szkoły Językowej Prolang

Osoby zapoznane z dokumentem: Wszyscy pracownicy szkoły Prolang.