Największe błędy firm przy organizowaniu szkoleń językowych

Szkolenia językowe w firmie – benefit czy realny rozwój kompetencji?

Firmowe kursy językowe od lat należą do najpopularniejszych benefitów pracowniczych. Dla wielu organizacji są elementem pakietu pozapłacowego, który zwiększa atrakcyjność pracodawcy i wspiera rozwój pracowników. Coraz częściej jednak firmy oczekują od szkoleń językowych czegoś więcej niż tylko możliwości nauki języka. Mają one pomagać pracownikom skuteczniej wykonywać ich obowiązki zawodowe.

Jak dobrze zaplanować szkolenia językowe w firmie?

Warto od początku odpowiedzieć sobie na jedno ważne pytanie: czy szkolenie językowe ma być przede wszystkim benefitem, czy narzędziem rozwoju konkretnych kompetencji?

To rozróżnienie ma duże znaczenie. Jeśli kurs jest benefitem, najważniejsze mogą być dostępność, elastyczność i satysfakcja uczestników. Jeśli jednak firma oczekuje konkretnych efektów biznesowych, takich jak sprawniejsza obsługa klientów zagranicznych, lepsza komunikacja z centralą, skuteczniejsze prezentacje czy większa samodzielność pracowników w projektach międzynarodowych, szkolenie trzeba zaplanować inaczej.

Kiedy organizacja musi uzyskać konkretny efekt ze szkoleń, zapewnienie wysokiej jakości kursu staje się wyzwaniem. Pracownicy słabo przygotowani językowo mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek marki, utrudnić rozmowy z kontrahentami, a czasem także stracić szansę na nowe projekty lub kontrakty.

Dlatego tak ważny jest nie tylko umiejętny wybór dostawcy usług językowych, ale również sprawne przygotowanie całego procesu po stronie firmy.

Benefit czy kompetencje? Dwie różne logiki szkoleń językowych

Firmy często wrzucają wszystkie kursy językowe do jednej kategorii: „benefity”. Tymczasem w praktyce są to dwa różne podejścia do organizacji nauki.

Oba modele mają sens, ale nie powinno się ich mylić. Problem pojawia się wtedy, gdy firma oczekuje efektów biznesowych, ale organizuje kurs tak, jakby był wyłącznie benefitem.

Najczęstsze błędy w organizacji szkoleń językowych dla firm

Za przygotowanie i organizację kursów językowych najczęściej odpowiada dostawca usług, ale firma zlecająca ma w tym procesie bardzo istotny udział. Bez dobrego przygotowania po stronie organizacji nawet najlepszy lektor nie będzie w stanie osiągnąć pełnych efektów.

Poniżej opisujemy najczęstsze błędy, z którymi spotykamy się przy organizowaniu szkoleń językowych dla firm — zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych organizacji międzynarodowych.

1. Brak rzetelnej analizy potrzeb szkoleniowych

Jednym z najczęstszych błędów jest brak dokładnego zbadania potrzeb szkoleniowych w firmie. Nie wystarczy wiedzieć, że pracownicy „potrzebują języka”. Firma, która chce osiągnąć wymierne rezultaty, powinna określić:

• kto będzie uczestniczył w kursie,
• na jakim poziomie są pracownicy,
• jakich umiejętności językowych potrzebują w pracy,
• w jakich sytuacjach używają języka,
• jakie są ich największe bariery,
• jakie cele biznesowe ma wspierać szkolenie.

Wersją tego błędu jest zakładanie przez dział HR lub kadrę managerską, jakiego kursu potrzebują pracownicy, bez rozmowy z samymi uczestnikami. Czasem potrzeby językowe są zupełnie inne, niż początkowo zakładano.

Przykład? Firma organizuje pracownikom lekcje indywidualne, a po kilku miesiącach okazuje się, że największym problemem nie była znajomość gramatyki, tylko lęk przed mówieniem na forum grupy. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem mogłyby być warsztaty komunikacyjne, symulacje spotkań albo zajęcia w małych grupach.

Dobra praktyka

Przed rozpoczęciem kursu warto przeprowadzić analizę potrzeb. Może ona obejmować formularz dla uczestników, rozmowę z HR, konsultację z managerami oraz diagnozę poziomu językowego. Dzięki temu kurs nie jest „ogólnym angielskim”, ale programem dopasowanym do pracy, stanowisk i celów firmy.

2. Wybór szkoły językowej wyłącznie na podstawie ceny

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy często kierują się ceną jako głównym kryterium wyboru dostawcy szkoleń. Oczywiście budżet ma znaczenie, ale najtańsza oferta nie zawsze oznacza najlepszą decyzję.

Jeśli kurs ma być inwestycją w kompetencje, warto sprawdzić nie tylko stawkę godzinową, ale także:

• jak szkoła bada potrzeby uczestników,
• czy przeprowadza diagnozę poziomu,
• jak dobiera lektorów,
• czy oferuje raportowanie postępów,
• czy zapewnia opiekę metodyczną,
• czy ma doświadczenie w pracy z firmami,
• czy oferuje platformę wspierającą naukę między zajęciami,
• czy potrafi pracować z językiem branżowym.

Popularnym niedopatrzeniem jest opieranie się wyłącznie na pierwszym wrażeniu ze strony internetowej lub przesłanej oferty. Warto porozmawiać z przedstawicielem szkoły, metodykiem lub osobą odpowiedzialną za opiekę nad klientem.

Lista pytań pomocniczych do dostawcy znajduje się tutaj.

Dobra praktyka

Przed wyborem dostawcy warto porównać nie tylko cenę, ale rzeczywistą wartość usługi: sposób diagnozy, jakość opieki metodycznej, system raportowania, doświadczenie lektorów i możliwość dopasowania programu do potrzeb firmy. Jeśli szkoła oferuje lekcję próbną lub konsultację, warto z niej skorzystać.

3. Brak jasno określonych celów szkoleniowych

Jeśli kurs językowy ma przynieść realne efekty, firma powinna określić cele szkoleniowe. Cel „poprawić angielski” jest zbyt ogólny. Znacznie lepiej brzmią cele takie jak:

• pracownicy działu obsługi klienta mają swobodniej prowadzić rozmowy telefoniczne po angielsku,
• zespół sprzedaży ma przygotowywać i prowadzić prezentacje dla klientów zagranicznych,
• managerowie mają sprawniej uczestniczyć w spotkaniach z centralą,
• dział HR ma prowadzić rozmowy rekrutacyjne po angielsku,
• pracownicy logistyki mają skuteczniej komunikować się z przewoźnikami i dostawcami.

Typowym błędem jest też brak ustalenia, jak postęp będzie mierzony. Jeśli firma chce rozliczać szkolenie z efektów, powinna ustalić mierniki: frekwencję, aktywność, wyniki testów, postęp względem poziomu CEFR, feedback lektora lub wynik audytu językowego.

Dobra praktyka

Przed rozpoczęciem kursu warto określić cel, czas realizacji i sposób pomiaru efektów. Cele powinny być zakomunikowane zarówno uczestnikom, jak i dostawcy szkolenia. Dzięki temu każdy wie, po co odbywa się kurs i jak będzie oceniany jego rezultat.

4. Brak monitorowania postępów

Regularne monitorowanie postępów jest konieczne, jeśli szkolenia językowe mają być czymś więcej niż benefitem. Firma powinna wiedzieć, czy uczestnicy uczęszczają na zajęcia, czy pracują między lekcjami i czy ich poziom językowy faktycznie rośnie.

Dobrze zorganizowane szkolenia językowe mogą obejmować:

• raporty frekwencji,
• testy okresowe,
• feedback od lektora,
• raporty postępów,
• ankiety satysfakcji,
• audyt językowy przed i po szkoleniu,
• dostęp do platformy lub dziennika z informacjami o zajęciach.

Brak monitoringu prowadzi do sytuacji, w której firma po kilku miesiącach nie wie, czy szkolenie działa, które grupy robią postępy, a które wymagają zmiany podejścia.

Dobra praktyka

Już na początku współpracy warto ustalić, jak często firma będzie otrzymywać informacje o frekwencji, postępach i jakości zajęć. Warto też zapytać, czy dostawca prowadzi kontrolę jakości pracy lektorów i w jaki sposób reaguje na problemy zgłaszane przez uczestników.

5. Zbyt sztywne podejście do organizacji zajęć

Kolejnym częstym błędem jest zbyt sztywne podejście do organizacji kursów. Dotyczy to przede wszystkim godzin zajęć, liczebności grup i oczekiwań wobec dostępności lektorów.

Przykładem może być założenie, że wszystkie zajęcia muszą odbywać się wyłącznie między 7:00 a 8:00 rano albo po 16:00. Taki model może wydawać się wygodny organizacyjnie, ale w praktyce ogranicza dostęp do najlepszych lektorów i zmniejsza dostępność kursu dla części pracowników.

Podobnie jest z liczebnością grup. Grupa 8–10-osobowa może być bardziej korzystna budżetowo, ale daje każdemu uczestnikowi znacznie mniej czasu na mówienie niż grupa 3–5-osobowa.

Dobra praktyka

Warto zaprojektować system szkoleń w taki sposób, aby uwzględniał zarówno potrzeby firmy, jak i realia nauki języka. Czasem lepszym rozwiązaniem będzie mniejsza grupa, zajęcia online, krótsze, ale częstsze spotkania albo podział kursów według celu: komunikacja, maile, prezentacje, język branżowy.

Checklistа do pobrania: jak przygotować firmę do szkoleń językowych?

Przed uruchomieniem kursów językowych warto przygotować krótką checklistę dla HR lub osoby odpowiedzialnej za szkolenia. Taki dokument pomoże uporządkować proces i uniknąć najczęstszych błędów organizacyjnych.

Jak to robi Prolang?

W Prolang organizacja kursów językowych dla firm zaczyna się od zrozumienia celu biznesowego i potrzeb uczestników. Nie traktujemy kursu wyłącznie jako cyklu lekcji, ale jako proces, który powinien być dobrze zaplanowany, monitorowany i dopasowany do realiów organizacji.

W praktyce oznacza to kilka etapów:

• analiza potrzeb – sprawdzamy, czego firma i uczestnicy rzeczywiście potrzebują,
• diagnoza poziomu – pomagamy określić aktualny poziom językowy pracowników,
• dobór formy kursu – online, stacjonarnie, indywidualnie lub grupowo,
• dopasowanie programu – do stanowisk, branży i celów szkoleniowych,
• monitorowanie postępów – przez raporty, feedback i ocenę pracy uczestników,
• wsparcie między zajęciami – między innymi dzięki platformie e-learningowej,
• audyt kompetencji – jeśli firma chce dokładniej sprawdzić poziom i potrzeby zespołu.

Takie podejście pomaga firmom uniknąć przypadkowych decyzji szkoleniowych i lepiej wykorzystać budżet. Dzięki analizie potrzeb oraz audytowi językowemu łatwiej określić, które kompetencje są najważniejsze i jak zaplanować rozwój pracowników.

Więcej o audycie językowym dla firm przeczytasz tutaj: audyt językowy dla firm – co to takiego?

Kiedy warto zrobić audyt językowy?

Audyt językowy warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy firma:

• nie zna aktualnego poziomu językowego pracowników,
• planuje większy program szkoleniowy,
• chce lepiej dobrać grupy językowe,
• potrzebuje matrycy kompetencji językowych,
• chce sprawdzić, czy pracownicy są gotowi do kontaktu z klientem zagranicznym,
• planuje ekspansję na nowe rynki,
• chce mierzyć efekty kursów językowych.

Profesjonalny audyt kompetencji językowych pozwala określić poziom uczestników, ich mocne strony, obszary do rozwoju oraz rekomendowaną ścieżkę nauki.

Jak uniknąć przepalania budżetu szkoleniowego?

Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy szkolenie jest uruchamiane zbyt szybko, bez diagnozy i bez jasnych celów. Wtedy kurs może się odbywać, faktury mogą być opłacane, ale firma nie wie, czy pracownicy faktycznie rozwijają kompetencje potrzebne w pracy.

Aby tego uniknąć, warto pamiętać o czterech zasadach:

• najpierw potrzeby, potem program,
• najpierw diagnoza, potem podział na grupy,
• najpierw cele, potem mierniki,
• najpierw realia organizacji, potem harmonogram.

Dobrze przygotowane szkolenie językowe nie jest przypadkowym benefitem. Jest narzędziem rozwoju, które może wspierać obsługę klienta, sprzedaż, ekspansję międzynarodową, pracę zespołów projektowych i wizerunek firmy.

Chcesz dobrze zaplanować szkolenia językowe w swojej firmie?

Jeśli odpowiadasz za rozwój pracowników, budżet szkoleniowy lub organizację kursów językowych, warto zacząć od rozmowy o potrzebach firmy. Dzięki temu łatwiej zdecydować, czy potrzebujesz kursu jako benefitu, programu rozwoju kompetencji, audytu językowego, czy kompleksowej analizy potrzeb.

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać informacje na temat analizy potrzeb, audytów językowych i organizacji kursów dla firm.

Sprawdź audyt językowy dla firm

Umów konsultację i analizę potrzeb