Co to jest matryca kompetencji językowych pracownika?
Czyli na czym polega mapowanie kompetencji Twojego zespołu i jak może Ci w tym pomóc szkoła językowa
Matryca jest prostym graficznym przedstawieniem najważniejszych dla pracodawcy umiejętności jego zespołu. W tej ocenie może pomóc dział HR, jeśli dana firma go posiada, lub odpowiednia szkoła językowa, która przeprowadzi audyt umiejętności językowych danej grupy.
Jakie są potencjalne korzyści płynące z wdrożenia matrycy kompetencji językowych w firmie?
1. Podstawową korzyścią jest możliwość bardzo szybkiej identyfikacji, na jakim etapie rozwoju umiejętności są pracownicy (możemy poprosić szkołę językową o przeprowadzenie audytu językowego i zbadanie poziomu pracowników w oparciu o narzędzia takie jak test czy rozmowa diagnostyczna z metodykiem – wynikiem czego otrzymamy poziom kompetencji językowych w skali Rady Europy od A1 do C2).
2. Kolejną korzyścią jest określenie, jakie są słabe i mocne strony każdego pracownika, co podsuwa nam gotową strategię, ta temat tego, jak można tworzyć zespoły, które będą pracować efektywnie i uzupełniać się o rozmaite kompetencje. Jeśli jedna osoba ma dobrą znajomość języka angielskiego, a druga umiejętności sprzedażowe, to wówczas razem mogą wspierać się w komunikacji i rozmowach z potencjalnymi odbiorcami naszych produktów z innych krajów.
3. Dodatkową korzyścią jest wiedza na temat kierunku rozwoju samej firmy i ewentualnych braków w kompetencjach, co pomoże zaplanować budżet szkoleniowy i wyznaczyć cele rozwojowe na kolejne miesiące bądź lata.
Jak stworzyć matrycę kompetencji?
Najlepiej zacząć od tego, że każdy zespół oraz każde stanowisko wymaga określonych umiejętności. Specjalista branży HR musi znać się na sprawach kadrowych, prowadzeniu skutecznej rekrutacji, musi być też dobrze zorganizowany, mieć wysoką kulturę osobistą oraz lubić pracę z ludźmi. Dodatkowym plusem będzie znajomość języka angielskiego (właśnie z języka angielskiego pochodzi wiele zapożyczeń w branży HR: coach, job interview, relocation, motivation, procrastination, itp). Deweloper w branży IT będzie miał zupełnie inne umiejętności.
Kolejnym krokiem będzie uporządkowanie tych umiejętności. Na początku należy ustalić, jakie są umiejętności miękkie oraz twarde na danym stanowisku. Następnym etapem będzie ustalenie skali w matrycy kompetencji od 1, czyli braku umiejętności (wymaga intensywnego szkolenia) do 5, czyli doskonałej znajomości (może uczyć innych). Jeśli masz już wszystko przygotowane, możesz zacząć oceniać!
W praktyce mapowanie kompetencji w dużym stopniu zależy również od zaangażowania pracodawcy. Aby rzetelnie i kompleksowo ocenić możliwości językowe swojego zespołu należy odpowiednio zaplanować audyt, wyznaczyć jego ramy czasowe, otwarcie komunikować swoje potrzeby jego organizatorom, a przede wszystkim precyzyjnie określić, jakie kompetencje są kluczowe dla organizacji. To pomoże szkole językowej lub firmie szkoleniowej przygotować odpowiedni zakres materiału dla danej grupy uczestników.
W zależności od potrzeb instytucji, w której organizuje się audyt językowy, możemy przeprowadzić jego trzy różne warianty: test kompetencji językowych, rozmowę ukierunkowaną na konkretne umiejętności lub połączenie tych dwóch opcji. Test, do którego dostęp uczestnicy audytu mają na określony czas, jest specjalnie skomponowany, aby przetestować audytowanych pod kątem ich znajomości gramatyki i praktycznego zastosowania jej zasad. Co ważne, ta forma nie powinna być testem wyboru, audytowani sami muszą uzupełnić zdanie o odpowiednią formę czasownika lub strukturę tak, aby zdanie było poprawne. Dzięki temu audytor ze szkoły językowej analizujący wynik tej części testu oraz odpowiedzi audytowanego, może dokładnie prześledzić jego proces myślowy i głębiej przyjrzeć się udzielonej odpowiedzi. Czasem, pomimo błędnej odpowiedzi, ewidentne jest, że struktura jest audytowanemu znana, choć nie do końca potrafi on ją zastosować odpowiednio do kontekstu, co może wpłynąć na ostateczną ocenę jego kompetencji. Test ma również za zadanie sprawdzić umiejętności językowe audytowanych pod względem słownictwa. W tej części testu uczestnicy mają do wykonania szereg zadań, od tłumaczeń po ćwiczenia słowotwórcze, co pozwala audytorowi trafnie ocenić, jakim zasobem słownictwa dysponuje audytowany. Co ważne, dzięki temu rozwiązaniu można też zaobserwować, czy wiedza uczestnika idzie w parze z poprawną pisownią. Taki test, odpowiednio przeanalizowany, daje nam obraz umiejętności pasywnych audytowanego zespołu.
Ponieważ większości firm zlecających audyty kompetencji językowych swoich pracowników zależy na sprawdzeniu umiejętnościach aktywnych swoich zespołów, decydują się one również na audyt w formie ustnej. Pomaga to później w mapowaniu kompetencji poszczególnych pracowników. Taka rozmowa organizowana jest w formie spotkania stacjonarnego bądź zdalnego za pośrednictwem komunikatora i trwa zwykle od 15 do 30 minut, w zależności od ustalonego zakresu merytorycznego audytu. Podczas ustnej części audytu uczestnik odpowiada na zadawane mu pytania zaprojektowane w taki sposób, aby móc ocenić zakres jego słownictwa, złożoność gramatyki, umiejętności komunikacyjne oraz rozumienie ze słuchu. Pytania audytowe dostosowane są również do branży, z którą związany jest uczestnik, zakresu jego obowiązków służbowych, czy zajmowanego stanowiska. Pytania mają charakter otwarty i wymagają od uczestnika nie tylko zrozumienia ich treści, ale też udzielenia wyczerpującej odpowiedzi. Daje to okazję, żeby audytowany zaprezentował swoje umiejętności leksykalne i gramatyczne. Pytania zadawane podczas audytu różnią się też w zależności od poziomu, jaki audytowany uzyskał na teście. Do najczęstszych pytań należą te o obowiązki służbowe, przebieg typowego dnia w pracy, dotychczasowe doświadczenie zawodowe, strukturę firmy, czy też jego rolę w zespole. W miarę postępowania audytu zwiększa się trudność pytań. Audytor może zapytać o wyzwania, z jakimi zmagał się uczestnik, o to, jak rozwiązuje on problemy w pracy, jakie umiejętności (twarde i miękkie) są mu potrzebne, aby rzetelnie wykonywać swoją pracę. Przy audytach wśród specjalistycznych zespołów często pojawiają się też zagadnienia techniczne, pytania o szczegółowe procesy, a czasem o ograniczenia sprzętu i nowe technologie.
Audytor reprezentujący szkołę językową ma za zadanie dokładne przysłuchiwać się uczestnikowi, aby móc ocenić jego kompetencje według wyżej wymienionych kategorii, ale powinien również być gotowy na zadawanie pytań pomocniczych, dodatkowych. Takie pytania mają na celu naprowadzenie audytowanego na odpowiedni tor lub doprecyzowanie pytania, zwłaszcza, jeśli poprzednie nie było dla niego wystarczająco jasne. Poprzez wykorzystanie takiego zabiegu audytor jest w stanie kontrolować wypowiedź uczestnika, powstrzymując go przed dygresjami, ale też pomóc wyjątkowo zdenerwowanym uczestnikom, co ułatwia walkę ze stresem. Audyt umiejętności językowych – choć jest formą testu – powinien motywować uczestnika do zaprezentowania się z jak najlepszej strony w komfortowych warunkach. Rzetelnie przeprowadzony audyt przyjmuje formę dyskusji między audytowanym a uczestnikiem, co pozwala również na sprawdzenie, jak radzi on sobie z formowaniem pytań bezpośrednich i pośrednich.
Audyt kończymy podsumowaniem mającym na celu udzielenie uczestnikowi informacji zwrotnej na temat jego umiejętności aktywnych, zasobu słownictwa, znajomości gramatyki oraz poziomu, na jakim się znajduje. Taka krótka ocena powinna zawierać też drobne wskazówki, które pomogą uczestnikowi dalej rozwinąć się pod kątem językowym.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać informacje na temat przeprowadzania audytów językowych, co pomoże stworzyć matrycę kompetencji pracowników.