Jak napisać odpowiedź na email po angielsku?

Kluczowe kwestie, które są istotne przy pisaniu e-maila dotyczą używanego języka oraz stylu, tworzenia samej wiadomości jak również udzielania odpowiedzi na zadane pytania.

Jeśli chodzi o język oraz styl należy pamiętać, by e-mail był zwięzły oraz by używać krótkich zdań oraz nieskomplikowanych struktur. Pisząc e-maila nie należy używać wielkich liter (CAPS LOCK), gdyż może być to odebrane jako przejaw agresji i krzyku. Pisząc instrukcje oraz prośby istotne jest, by używać uprzejmego i kulturalnego języka. E-maile do osób wyższych rangą w strukturze organizacji oraz osób, których nie znamy, powinny być formalne. Z kolei, e-maile do osób z którymi pracujemy mogę przybrać formę półoficjalną. Jeśli piszemy do klienta, dostawcy lub osoby, z którą współpracujemy i dobrze się znamy, możemy konstruować nasze wypowiedzi w mniej formalny sposób.

To może zabrzmieć jak truizm, ale przed wysłaniem e-maila, należy go zawsze przeczytać i odpowiedzieć sobie na pytanie czy zawiera on wszystkie niezbędne informacje. Równie ważne jest sprawdzenie gramatyki, interpunkcji oraz czy styl wypowiedzi dostosowany jest do odbiorcy.

E-mail należy rozpocząć od przekazania kluczowych informacji, a te mniej ważne zostawić na koniec.

Odpowiadając na maila należy używać jasnych i klarownych sformułowań oraz unikać odpowiedzi „tak” lub „nie”.