Jeden dostawca usług językowych czy wielu?
W wyniku nieustannie postępującej globalizacji, w wielu firmach i organizacjach rośnie potrzeba komunikacji w językach obcych, i to nie tylko w najbardziej popularnym angielskim. Taki wzrost skłania firmy do zadbania o rozwój kompetencji językowych swoich pracowników. Firmy szukają rozwiązań, które pozwolą na jak najlepsze osiągnięcie zakładanego celu, przy określonych priorytetach i czasem ograniczonym czasie lub zasobach finansowych. Najczęściej wybór pada na zorganizowane szkolenia językowe, w następstwie czego pojawia się istotne pytanie: czy lepiej jest wybrać jednego dostawcę usług językowych, czy też skorzystać z usług wielu dostawców?
To pytanie staje się kluczowe, gdyż wybór między jednym a wieloma dostawcami usług językowych może znacząco wpłynąć na wiele aspektów działania firmy. W niniejszym artykule skoncentrujemy się na analizie zalet i wad obu podejść, a także podpowiemy, jak lepiej podjąć tę ważną dla organizacji decyzję.
JEDEN dostawca - zalety
-
Spójność programów i stylu nauczania:
Jeden dostawca językowy czuwający nad działaniami swoich lektorów gwarantuje, że wszyscy pracownicy będą przechodzić przez spójnie zaprojektowane kroki w procesie nauczania. Metody nauczania i cele edukacyjne są jednolite, co ułatwia pracę i monitorowanie postępów uczestników kursów. Pracownicy uczący się w tej samej firmie korzystają z tych samych materiałów, co pozwala na lepszą kontrolę nad procesem nauki. Łatwiej jest również porównać poziom oraz wiedzę językową u różnych pracowników.
-
Uproszczone zarządzanie:
Jednym z głównych atutów wyboru jednego dostawcy jest uproszczenie zarządzania całym procesem nauki. Współpraca z jednym dostawcą oznacza zwykle kontakt z jednym koordynatorem, z którym firma może wypracować pasujący obu stronom ustrukturyzowany model współpracy. Organizacja nie musi zajmować się wieloma umowami, rozliczeniami czy administracyjnymi procedurami, co przekłada się na mniejszy nakład pracy i czasu poświęconego na obsługę dostawców. Wszystkie aspekty związane z nauką języka można skoncentrować w jednym miejscu, a na koniec miesiąca opłacić jedną zbiorczą fakturę wystawioną za wszystkie przeprowadzone zajęcia.
-
Lepsza znajomość potrzeb firmy oraz bliższe relacje z dostawcą:
Dostawca usług językowych, który działa długo z daną firmą, ma szansę lepiej poznać specyfikę firmy, jej kulturę oraz indywidualne potrzeby edukacyjne pracowników. To umożliwia dostosowywanie programów nauczania do konkretnych wymagań klienta, co przynosi efektywniejsze i bardziej ukierunkowane szkolenia. W trakcie dłuższej współpracy nawiązywane są też bliższe relacje zarówno lektorów z uczącymi się języka, jak też pomiędzy organizatorami szkoleń ze strony firmy, a dostawcą. To ułatwia współpracę, rodzi lepsze zrozumienie siebie nawzajem i pozwala efektywniej działać w obliczu wyzwań czy problemów. Bliskie relacje dodatkowo wspierają również jakość oferowanych usług - jeśli kogoś lubimy, zwykle nie chcemy go zawieść.
JEDEN dostawca - wady
-
Ryzyko “awarii” w dostawie usług:
Poleganie na jednym dostawcy wiąże się z ryzykiem “awarii” w płynnej dostawie usług. W przypadku problemów takich jak zmniejszenie jakości usług lub przerw w dostawie z jakiegokolwiek powodu, na przykład choroby stałego lektora, firma może znaleźć się w trudnej sytuacji. Brak alternatywnego źródła może prowadzić do opóźnień w procesie nauki oraz tworzyć luki w całym procesie, które nie sprzyjają efektywnej nauce języka.
-
Ograniczona różnorodność podejść edukacyjnych:
Jednemu dostawcy może brakować różnorodności w podejściu do nauki języka. Firmy, które poszukują różnych metod nauczania, innowacyjnych narzędzi czy różnych stylów edukacyjnych, mogą odczuwać ograniczenia wybierając jednego dostawcę, który oferuje jedną, standaryzowaną metodę.
-
Możliwe wyższe koszty:
Wybór jednego dostawcy może ograniczyć konkurencyjność cenową. Firmy często negocjują niższe ceny i lepsze warunki umów, gdy mają możliwość porównywania ofert od wielu dostawców. W przypadku jednego dostawcy może brakować bodźców do obniżenia kosztów.
WIELU dostawców - zalety
-
Różnorodność podejść edukacyjnych i metod nauczania:
Wybór wielu dostawców daje firmie dostęp do różnorodnych metod nauczania, stylów edukacyjnych i narzędzi. Taka dywersyfikacja oferty daje możliwość wyboru najlepszej zależnie od potrzeb i stylów uczenia się pracowników. Można eksperymentować z różnymi podejściami, aby znaleźć najbardziej skuteczne rozwiązania dla danego pracownika lub w odpowiedzi na konkretne potrzeby. Ponadto, jeśli pracownikom daje się swobodę wyboru wśród paru dostawców, może to wpłynąć pozytywnie na morale i bardziej zmotywować do nauki.
-
Dywersyfikacja i minimalizowanie ryzyka:
Jednym z głównych atutów wyboru wielu dostawców jest dywersyfikacja ryzyka. Jeśli firma korzysta z usług wielu dostawców, unika ryzyka jednopunktowego awarii. W przypadku problemów z jednym z dostawców, można szybko przekierować działania do innych źródeł, a w razie konieczności zrezygnować z usług dostawcy, który się nie sprawdza, minimalizując ryzyko przerw w nauce. Dodatkowo, posiadanie wielu dostawców zwykle oznacza większe możliwości obsłużenia większej liczby pracowników i większego wyboru wśród lektorów, co ma znaczenie gdy w firmie w krótkim czasie pojawi się zapotrzebowanie na zorganizowanie dużej liczby zajęć.
-
Zdrowa konkurencja cenowa i jakościowa:
Posiadanie wielu dostawców usług językowych daje firmie przewagę w negocjacjach cenowych. Firma może porównać oferty od różnych dostawców i negocjować korzystniejsze warunki finansowe. To może prowadzić do obniżenia kosztów szkoleń językowych. Także dostawcy, którzy wiedzą, że nie są jedyni w danej firmie, bardziej pilnują jakości swoich zajęć, aby nie utracić kontraktu na rzecz drugiego podmiotu lub pozyskiwać nowych kursantów pojawiających się w firmie. Często działa tu zjawisko reklamy szeptanej - pracownicy porównują swoje zajęcia i informują się nawzajem o zadowoleniu z nich lub jego braku. Pracownicy firmy mają też możliwość wyboru tego dostawcy, który lepiej spełnia ich oczekiwania wobec zajęć językowych.
WIELU dostawców - wady
-
Skomplikowane zarządzanie i rozliczenia:
Wybór wielu dostawców może prowadzić do skomplikowanego zarządzania tym obszarem. Firma musi koordynować działania różnych dostawców, co wiąże się z dodatkowym nakładem pracy związanym z administracją. Zarządzanie wieloma umowami i harmonogramami może być czasochłonne, istnieje też konieczność wystawiania i kontrolowania wielu faktur, co łączy się z dodatkowym wysiłkiem nie tylko działów HR ale też pozostałych działów firmy zaangażowanych z rozliczenia.
-
Potencjalne różnice w jakości:
Z uwagi na różnorodność dostawców istnieje ryzyko, że jakość usług edukacyjnych będzie się różnić. Niektóre firmy mogą oferować lepsze programy nauczania lub kadrę nauczającą niż inne, co może wpłynąć na skuteczność szkoleń. Firmy muszą dokładnie monitorować jakość usług każdego dostawcy, aby uniknąć niskiej jakości szkoleń, co w przypadku wielu dostawców i wielu systemów może okazać się uciążliwe.
-
Problemy z poufnością:
Kiedy firma korzysta z wielu dostawców, więcej podmiotów ma dostęp do danych firmowych i informacji na temat szkoleń. To może rodzić obawy dotyczące poufności danych. Firmy muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić swoje informacje przed nieuprawnionym dostępem.
Jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla mojej firmy?
Wybór między jednym dostawcą a wieloma dostawcami usług językowych w nauce języka w firmie to ważna decyzja, która ma kluczowy wpływ na skuteczność szkoleń, koszty operacyjne i ryzyko. Zarówno jedno, jak i drugie podejście mają swoje zalety i wady, które należy uwzględnić w trakcie podejmowania decyzji. Wybór między tymi rozwiązaniami zależy od indywidualnych potrzeb i celów firmy oraz jej specyficznej sytuacji. Firma powinna dokładnie przemyśleć, jakie są jej priorytety i jakie korzyści oraz ryzyka wiążą się z wyborem jednej lub wielu dostawców usług językowych. Decydenci muszą dokładnie rozważyć powyżej opisane czynniki i zdecydować, który z nich są dla nich priorytetem i na tej podstawie dokonać ostatecznego wyboru. Poniżej przedstawiamy parę zaleceń, mogących wesprzeć organizację stojącą przed taką decyzją.
1.Dokładna analiza potrzeb:
Jakie są nasze aktualne i przyszłe cele oraz potrzeby związane z nauką języka obcego? Czy zależy nam na szkoleniach w formie benefitu dla pracowników gdzie wyniki nauczania nie są aż tak istotne, czy raczej na konkretnych i mierzalnych wynikach w określonym czasie? Jak długo zamierzamy szkolić naszych pracowników językowo? Czy chcemy naszym pracownikom dać możliwość większego wyboru jeśli chodzi o proponowane podejścia? Odpowiedzi na te oraz podobne pytania związane z potrzebami pozwolą firmie określić, które rozwiązanie - jeden dostawca czy wielu - lepiej odpowie na konkretne wymagania organizacji.
2. Rozważenie ryzyka:
Jakie ryzyko jesteśmy w stanie zaakceptować? Czy ważniejsze jest mieć zapewnioną ciągłość zajęć przy możliwych różnicach w jakości, czy istotniejsza jest jakość i efekty szkoleń? Co się stanie, gdy pojawi się “awaria” w dostawie usług? Czy wpłynie to znacząco na osiągnięcie naszych celów strategicznych lub operacyjnych? Firma powinna zrozumieć, jakie ryzyko jest związane z wyborem jednego lub wielu dostawców oraz ocenić konsekwencje wystąpienia każdego z nich dla swojej działalności.
3. Budżet i negocjacje cenowe:
Jaki mamy budżet przeznaczony na szkolenia językowe? Czy płacimy pełną kwotę za zajęcia czy pracownicy partycypują w kosztach? Czy kontrakt będzie raczej krótkoterminowy czy przewidujemy długoletnią współpracę? Odpowiedzi na pytania o posiadany budżet pozwalają określić warunki brzegowe dla negocjacji cenowych, zaś konkurencja między dostawcami może przynieść firmie wymierne korzyści w tym aspekcie.
4. Monitorowanie jakości:
Jakie jest nasze podejście do kontrolowania jakości prowadzonych zajęć? Czy mamy środki i możliwość, żeby robić to w jakiś sposób samemu, czy zdajemy się w tej materii na firmę szkoleniową? Jakie systemy kontroli proponują poszczególni dostawcy, i jeśli wybierzemy więcej niż jednego, czy te systemy są w jakiś sposób spójne? Niezależnie od wyboru, firma musi w ten lub inny sposób stale monitorować jakość usług edukacyjnych i dostosowywać swoją strategię w razie potrzeby, zaś regularna ocena dostawców jest kluczowa.
5. Elastyczność i adaptacja:
Na ile jesteśmy w stanie elastycznie reagować na zmieniającą się sytuację na rynku, nasze unikalne potrzeby i związane z nimi potrzeby szkoleniowe? Czy dostawcy zapewniają nam dostosowanie się ze swoją ofertą w zależności od zmiany okoliczności? Zarówno firma zlecająca szkolenie jak i dostawcy powinni być elastyczni i gotowi do zmian w razie potrzeby. Nie ma jednego idealnego podejścia dla wszystkich sytuacji i okoliczności, dlatego warto być gotowym na dostosowanie.
Nasze doświadczenie
Z naszego doświadczenia w prowadzeniu szkoleń od 20 lat możemy stwierdzić, że sprawdza się zarówno podejście współpracy z jednym dostawcą, jak i wieloma. Jednym z kryteriów wyboru jest rozmiar firmy. Jeśli firma jest niewielka, zwykle decyduje się na współpracę z jednym dostawcą. Duże firmy wybierają oba rozwiązania w zależności od pozostałych czynników.
Jeśli zależy nam na długoletniej współpracy, z bardzo dobrym dopasowaniem oferty do naszych potrzeb, zrozumieniem naszych bolączek i celów, mniejszą ilością papierologii i biurokracji w obsłudze, to zwykle jeden, świadomie wybrany dostawca będzie lepszym rozwiązaniem. Możemy wtedy też zadbać o minimalizowanie ryzyka związanego z przestojami, i na przykład zastrzec sobie w kontrakcie co się wydarzy na wypadek przerw w dostawie usług.
Jeśli zależy nam na tym, aby dostawcy konkurowali między sobą, aby w firmie były stosowane różne podejścia nauczania i metodyki a pracownicy mieli swobodą wyboru, oraz nie przeszkadza nam czas i wysiłek związany z obsługą wielu podmiotów, to wtedy wybór większej ilości dostawców może okazać się strzałem w dziesiątkę.
Ostatecznie, wybór dostawcy lub dostawców usług językowych w nauce języka jest decyzją strategiczną, która powinna być podjęta po dokładnej analizie i uwzględnieniu specyficznych uwarunkowań danego podmiotu. Niezależnie od tego, ilu dostawców wybierzemy, zróbmy to świadomie, a potem cieszmy się z osiąganych przez naszych pracowników wyników w nauce i zwiększonych kompetencji językowych, które z pewnością przełożą się na lepszą komunikację w środowisku międzynarodowym.
O autorce:
