Największe błędy firm przy organizowaniu szkoleń językowych
Szkolenia językowe i nauka języka całkowicie finansowane lub dofinansowywane przez firmę to jeden z bardziej popularnych benefitów pracowniczych. Jeśli firma zapewnia pracownikom szkolenia językowe w ramach benefitów, to oczekiwania wobec dostawcy usług, pracowników i samej firmy zazwyczaj różnią się od tych, gdy celem jest rozwój konkretnych kompetencji pracowników.
Kiedy organizacja musi uzyskać konkretny efekt ze szkoleń, np. by lepiej obsłużyć klienta lub zdobyć nowe kontrakty, zapewnienie wysokiej jakości szkolenia jest wyzwaniem. Pracownicy słabo wyszkoleni językowo mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek marki i odstraszyć kontrahentów nie tylko przez słabą znajomość języka, ale również przez brak zrozumienia różnic kulturowych czy zasad komunikacji międzykulturowej. Dlatego tak ważny jest umiejętny wybór dostawcy usług językowych (o pytaniach, na które warto znać odpowiedź pisaliśmy tutaj), ale również sprawne zorganizowanie i przygotowanie całego procesu.
Za przygotowanie i organizację szkoleń językowych najczęściej odpowiada dostawca usług, jednakże firma zlecająca ma w tym swój własny, bardzo istotny udział, bez którego szkolenia mają nikłe szanse powodzenia. Dlatego przygotowaliśmy wpis, w którym szczerze opowiemy, z jakimi błędami w organizowaniu szkoleń zetknęliśmy się na przestrzeni lat ich organizowania dla różnorodnych podmiotów, od małych i średnich firm poczynając, a na międzynarodowych korporacjach kończąc.
Mamy nadzieję, że poniższa lista pomoże osobom odpowiedzialnym za organizowanie szkoleń językowych w firmach bardziej świadomie podejść do tego zagadnienia, a tym samym pomoże uniknąć podobnych błędów, co przełoży się na lepiej zorganizowane oraz skuteczniejsze szkolenia.
1. BRAK RZETELNEGO ZBADANIA POTRZEB SZKOLENIOWYCH W FIRMIE
Jednym z bardziej podstawowych błędów jest brak rzetelnego zbadania potrzeb szkoleniowych w firmie. Nie wystarczy wiedzieć, że pracownicy ogólnie potrzebują znajomości języka; firma chcąca osiągnąć wymierne rezultaty musi te potrzeby wnikliwie zbadać. Nie chodzi tutaj tylko o ilość osób, które mają korzystać z zajęć, ale naprawdę dokładne określenie, jakiego zakresu i jakich umiejętności potrzebują się nauczyć nasi pracownicy, na jakim są aktualnie poziomie i jakie mają braki językowe.
Wersją tego błędu jest zakładanie przez dział HR lub szefostwo jakiego rodzaju kursów czy wiedzy potrzebują ich pracownicy, zamiast przeprowadzenia rzetelnych wywiadów z zainteresowanymi. Należy zaznaczyć, że czasem błędy w dopasowaniu kursów wychodzą w tzw “praniu” i pewne okoliczności pojawiają się w trakcie trwania szkoleń, czego nie da się przewidzieć. Tym niemniej początkowe określenie i analiza potrzeb w dużej mierze pozwala uniknąć “przepalania” pieniędzy na źle dobrane szkolenie.
Przykładowym błędem z jakim zetknęliśmy się w trakcie naszej praktyki była sytuacja, gdy firma zorganizowała pracownikom lekcje indywidualne, po których pracownicy nadal bali się mówić na szerszym forum, co okazało się akurat kluczową umiejętnością w przypadku pracowników wysłanych na ten kurs.
Dobre praktyki szkoleniowe:
Kontrahent firmy lub sama firma posiada arkusz analizy potrzeb i każdy kandydat musi go wypełnić. Na bazie tak zdobytych informacji projektuje się kurs naprawdę dostosowany do konkretnych potrzeb pracowników. W naszej szkole każda osoba zaczynająca kurs wypełnia arkusz analizy potrzeb online, który jest potem weryfikowany i doprecyzowywany podczas diagnozy, oraz dodatkowo przez lektora w trakcie pierwszych zajęć, jak też w trakcie trwania całego kursu (należy pamiętać, że potrzeby językowe mogą się zmieniać z czasem na przykład wraz ze zmianą obowiązków lub też pojawieniem się nowych projektów w firmie).
2. BRAK PORZĄDNEGO ROZEZNANIA SIĘ W OFERTACH SZKÓŁ JĘZYKOWYCH
Z naszego doświadczenia wynika, że firmy często kierują się ceną zajęć jako głównym kryterium wyboru dostawcy, lub też mocno okrojonym zestawem kryteriów wyboru. Aby móc dobrać dostawcę, który najlepiej zaspokoi nasze potrzeby potrzebujemy po pierwsze mieć te potrzeby jasno określone (patrz punkt 1), a po drugie, rzetelnie rozeznać się w ofercie rynkowej i tym, co dokładnie oferują różni dostawcy usług. Choć wydawać by się mogło, że kursy językowe dla firm organizowane są zwykle w podobny sposób, poszczególni kontrahenci mogą mieć w swojej ofercie różne przewagi, które najlepiej zaspokajają potrzeby naszej firmy. Warto zatem zastanowić się, na czym nam zależy, i porozmawiać z przedstawicielem każdego z rozpatrywanych kontrahentów w jaki sposób może te potrzeby zaopiekować.
Popularnym niedopatrzeniem ze strony firm jest opieranie się tylko na pierwszym wrażeniu ze strony internetowej lub przesłanej oferty, bez porozmawiania na przykład z metodykiem danej szkoły lub osobą odpowiedzialną za opiekę nad klientem. W trakcie takiej rozmowy możemy dowiedzieć się znacznie więcej o tym, jak szkolenia są organizowane, jaka metoda nauki stosowana, jakie narzędzia czy też techniki wspomagające szkoła oferuje. Pozwoli to nam skonfrontować stosowane przez szkołę narzędzia i metody z potrzebami naszych pracowników. Kierowanie się tylko i wyłącznie najniższą ceną, choć może mieć uzasadnienie w budżecie szkoleniowym, nie zawsze ma przełożenie na oszczędności długoterminowe - wystarczy wspomnieć popularne sytuacje, gdy tani dostawca okazuje się nie być w stanie dostarczyć usługi na spodziewanym poziomie jakości.
Dobre praktyki szkoleniowe:
Obok określenia potrzeb językowych naszych pracowników należy określić dokładnie potrzeby i wymagania wobec całego procesu szkolenia. Warto sobie zadać i znaleźć odpowiedzi na najbardziej podstawowe pytania: na czym nam, jako firmie, zależy najbardziej? Jakie metody czy techniki uczenia będą najkorzystniejsze w naszym przypadku? Co dokładnie ma w ofercie rozpatrywana firma szkoleniowa? Czy dostosuje się do naszych indywidualnych potrzeb, czy może oferuje kursy skierowane bardziej do klienta ogólnie uczącego się języka? Te i wiele innych pytań warto zadać sobie oraz firmom jakie rozpatrujemy, zanim zdecydujemy się na wybór konkretnej szkoły. Lista pytań pomocniczych do kontrahenta znajduje się tutaj. Następnie warto porównać to, co oferują różni dostawcy i skonfrontować wnoszoną faktycznie wartość i oczekiwane rezultaty z ceną proponowaną za zajęcia. Dobrą praktyką jest korzystanie z lekcji próbnych, o ile kontrahent takowe proponuje. Możemy wtedy sprawdzić, czy dany lektor oraz sposób prowadzenia zajęć nam odpowiada.
3. BRAK OKREŚLONYCH CELÓW SZKOLENIOWYCH oraz ROZLICZANIA Z NICH
Chociaż dla części firm szkolenia językowe to rodzaj benefitu dla pracowników, z którego nie są zwykle rozliczani, to jeśli chcemy naprawdę odnieść korzyść ze szkoleń językowych, firma musi ustalić konkretne cele szkoleniowe oraz jasno i wyraźnie zakomunikować je zarówno swoim pracownikom, jak i organizatorowi szkoleń. Przejrzystość komunikacji ma tutaj kluczowe znaczenie, zaś jasno określone cele i zasady tylko pomagają w realizacji szkoleń.
Typowym błędem jest, oprócz braku jakichkolwiek celów, stawianie celów niejasnych albo niezbyt precyzyjnie określonych. Jeśli chcemy, aby pracownicy poczynili postępy, to po pierwsze musimy wiedzieć, na jakim aktualnie są poziomie (tutaj przydaje się rzetelnie przeprowadzona diagnoza językowa), oraz ustalić, co dokładnie znaczy ów postęp i jak go będziemy mierzyć. Jednym z popularniejszych sposobów na ustalenie celu językowego jest określenie poziomu, jaki ma zostać osiągnięty po określonym czasie nauki. Postępy możemy mierzyć wynikami testów okresowych, lub za pomocą audytów językowych, ale również patrząc na opinię lektora pracującego z daną osobą na co dzień i najlepiej widzącego wkładany w naukę czas i wysiłek. Postępy są też widoczne w trakcie normalnego toku pracy, gdy pracownik radzi sobie coraz lepiej ze stawianymi mu zadaniami wymagającymi używania języka obcego.
Żeby móc się rozliczać z osiąganych wyników, pracownicy powinni zostać wyraźnie uprzedzeni o ustalonych zasadach, oraz o konsekwencjach ich nieprzestrzegania (czyli te konsekwencje muszą być wcześniej określone). Aby móc mierzyć postępy na bieżąco, będą przydatne różne mierniki pośrednie, nie tylko rozliczenie z efektu końcowego. A więc mogą przydać się takie mierniki jak obecność na zajęciach, odrabianie zadań domowych czy wyniki okresowych testów. Pomoce do tego są regulaminy kursów i zajęć - każda firma rzetelnie przygotowująca się do przejścia szkolenia językowego, gdzie ważny jest efekt końcowy, winna taki regulamin napisać / mieć.
Dobre praktyki szkoleniowe:
Najważniejsze jest znalezienie odpowiedzi na pytania, jaki konkretnie cel językowy chcemy aby nasi pracownicy osiągnęli? Następnie należy jasno zakomunikować ten cel swojemu kontrahentowi oraz pracownikom, i ustalić, w jaki sposób będą z niego rozliczani. Należy określić przedział czasowy, oraz ustalić określone mierniki pośrednie, które wpływają na osiągnięcie celu końcowego. Należy określić wraz z kontrahentem, czy będziemy sprawdzali postępy za pomocą na przykład testów postępów, udzielanie regularnego feedbacku od lektora, czy może wykorzystamy w tym celu audyty kompetencji. Warto też zastanowić się nad tym, jakie działania korygujące wprowadzimy, gdy efekty są mniejsze niż założono.
4. BRAK MONITOROWANIA POSTĘPÓW
Z punktem powyżej łączy się również monitorowanie postępów. Aby sukces był pełen, konieczne jest regularne “sprawdzanie” tego, co się dzieje na zajęciach oraz czy przyrost wiedzy ma faktycznie miejsce. W ocenie jakości zajęć z całą pewnością może pomóc szkoła, zbierając na bieżąco feedback od słuchaczy oraz robiąc okresowe kontrole pracy lektorów. Po stronie firmy pozostaje jednak zadbać o dowiedzenie się, jakie efekty osiągają poszczególni pracownicy. Dobrze zorganizowane szkolenia oferują regularne okresowe raporty postępów, a dobre szkoły dają dostęp do dedykowanych platform, gdzie można na bieżąco podglądać ilość odbytych zajęć, obecności i absencję uczestników, oraz wyniki przeprowadzanych testów.
Dobre praktyki szkoleniowe:
Dobrą praktyką jest przede wszystkim ustalenie, w jaki sposób i z jaką częstotliwością będą monitorowane postępy szkolenia, a także sprawdzana jego jakość. Warto dowiedzieć się, czy nasz kontrahent proponuje dostęp do specjalnego panelu lub dziennika, w którym to na bieżąco będziemy mogli sprawdzić frekwencję lub wyniki testów, oraz czy oferuje regularnie tworzone i przesyłane raporty. Dobre szkoły językowe w swoim zakresie dbają również o sprawdzanie i kontrolowanie jakości prowadzonych zajęć - warto dowiedzieć się, czy nasz kontrahent to robi i w jaki sposób. Wtedy będziemy mieć pewność, że postępy naszych pracowników będą faktycznie monitorowane i będą stanowić centrum zainteresowania szkoły jak i lektora prowadzącego zajęcia.
5. ARBITRALNOŚĆ I BRAK ELASTYCZNOŚCI W PODEJŚCIU DO SZKOLEŃ
Ostatnim znaczącym błędem z jakim stykamy się w trakcie realizowania szkoleń jest sztywność i arbitralność w podejściu do organizacji zajęć. Czasem firmy mają bardzo wyraźnie określone i sprecyzowane potrzeby, które de facto utrudniają zaoferowanie dobrych jakościowo zajęć. Przykładem może być oczekiwanie, że wszystkie zajęcia będą odbywać się przed lub po pracy. Choć samo w sobie takie oczekiwanie może wydawać się racjonalne, to stawiając taki wymóg musimy liczyć się co najmniej z dwiema konsekwencjami: po pierwsze, trudno jest zaoferować dostęp do najlepszych lektorów, jeśli wszyscy pracownicy mają mieć zajęcia między 7 a 8 rano, lub 16 a 18 po południu. Żadna szkoła nie dysponuje nieskończonym zasobem lektorów pracujących tylko w tych godzinach. Po drugie, gdy na sztywno stawiamy takie wymagania, trzeba też pamiętać, że część naszych pracowników nie będzie mogła w nich uczestniczyć z tytułu zobowiązań osobistych czy rodzinnych.
Nawet gdy firma wyraża zgodę na udział pracowników w szkoleniach językowych w trakcie godzin pracy, często pojawia się wyzwanie wynikające z braku pełnego zrozumienia i wsparcia ze strony firmy dla uczestników tych szkoleń. Dotyczy to zwłaszcza organizowania spotkań firmowych oraz angażowania pracowników w zadania w czasie zaplanowanych zajęć językowych.
Innym aspektem są oczekiwania firmy co do wielkości grupy. W wielu przypadkach organizacje proponują większe grupy, jak na przykład 8 lub 10 osób, ze względu na kwestie budżetowe. Jednakże, trudno nie zauważyć, jak to wpływa na jakość nauczania dla każdego uczestnika, szczególnie jeśli porównać możliwości wypowiedzi w grupie 10-osobowej do grupy np. 4-osobowej.
Dobre praktyki:
Decydując się na organizację szkoleń językowych, musimy liczyć się z pewnymi realiami szkoleniowymi i mieć świadomość, jak decyzje związane z liczebnością grup, godzinami zajęć oraz liczbą tych zajęć w tygodniu będą wpływać na osiągane efekty. Mając taką świadomość możemy podjąć odpowiednie decyzje dotyczące tego, jaki system zajęć będzie najbardziej odpowiedni dla naszej organizacji. Warto tutaj porozmawiać z wybranymi kontrahentami i sprawdzić, jak proponowane przez nich rozwiązania wpisują się w nasze oczekiwania, jednocześnie pozostając otwartymi na argumenty i sugestie z drugiej strony.
Jak widać, zorganizowanie skutecznych szkoleń językowych wymaga uwzględnienia wielu czynników. Firmy powinny unikać błędów takich jak brak określonych celów szkoleniowych, niewłaściwy dobór metod nauczania, zbyt duże grupy szkoleniowe czy brak monitorowania postępów, oraz paru innych. Przy odpowiednim podejściu i dostosowaniu szkoleń do indywidualnych potrzeb pracowników, firmy będą mogły osiągnąć pełny potencjał edukacyjny i zapewnić autentyczny rozwój umiejętności językowych w miejscu pracy. A przecież ostatecznie o to chodzi organizacjom i szkołom, prawda?
O autorce:
